Tagungs- und Seminarhotels sind die besten Ansprechpartner, wenn es darum geht, eine Veranstaltung oder einen Kongress zu planen. Sie haben den Vorteil, über ausreichend große Tagungsräume mit der benötigten Veranstaltungstechnik zu verfügen. Geht das Seminar oder die Tagung über mehrere Tage, bietet ein Hotel die entsprechenden Übernachtungsmöglichkeiten.
Auch die Mahlzeiten können vor Ort eingenommen werden – in der Seminargruppe, was bei den meisten Seminaren, Tagungen und Kongressen erwünscht ist, um das Netzwerken zu erleichtern, den Teamgeist zu fördern und vor allem auch Zeit zu sparen. Wer eine Tagung plant, sollte als erstes im Hotel nachfragen, ob die Tagungsräume zum gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Eine Checkliste hilft bei der weiteren Planung:
– Geht die Veranstaltung in Richtung Symposium mit kurzen Impulsvorträgen und anschließender Diskussion, oder sind eher Events mit Workshop-Charakter geplant? Danach richtet sich die Anzahl und Größe der Räumlichkeiten.
– Gibt es thematische Schwerpunkte? Werden diese gleichzeitig oder nacheinander angeboten?
– Findet die Veranstaltung nur auf Deutsch statt oder handelt es sich um eine internationale Angelegenheit? Werden Dolmetscher benötigt?
– Gibt es brancheninterne Parallelveranstaltungen? Manche Teilnehmer könnten dann verhindert sein, weil sie die andere Veranstaltung besuchen.
Der nächste Schritt, der ebenfalls frühzeitig unternommen werden sollte, ist es, Referenten und Teilnehmer rechtzeitig zu informieren und einzuladen. Oft sind Tagungsteilnehmer beruflich stark eingebunden. Informationen sollten frühzeitig per E-Mail an den gesamten Kreis der Teilnehmer geschickt werden.
Um dem Datenschutz Genüge zu tun, richtet man am besten eine Serienbrieffunktion ein, sodass jeder Teilnehmer eine individualisierte Einladung erhält. Über die weiteren Planungen können die Teilnehmer regelmäßig mit einem Newsletter informiert werden.
Mit dem Seminarhotel klärt man im Vorfeld, welche Technik vor Ort zur Verfügung steht und bucht diese gleichzeitig mit dem Veranstaltungsraum.
Beamer, Flipchart, Stifte, Leinwand und Laptop halten die meisten Veranstalter bereit. Ein Tipp: die Technik sollte vor dem Seminar überprüft werden, ob alles auch zur Zufriedenheit funktioniert – das garantiert den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Von Vorteil ist es auch, sich die Vortragsunterlagen der Redner frühzeitig schicken zu lassen.
So kann man vor dem Seminar oder der Tagung selbst ausprobieren, ob etwa die Powerpoint-Präsentation ohne Fehler läuft.