Sind Ausweiskopien eigentlich zulässig? Das fragt man sich immer wieder mal, wenn diese gefordert werden. Die Antwort ist: Es kommt darauf an. Grundsätzlich sollte man Kopien aus Gründen der Datensparsamkeit, des Datenschutzes und wegen des hohen Missbrauchpotenzials vermeiden und sie nur anfertigen und herausgeben, wenn es wirklich notwendig ist. Denn legt man den Ausweis persönlich im Original vor und kann so identifiziert werden, genügt in vielen Fällen schon ein Vermerk, zum Beispiel „Personalausweis/Reisepass hat vorgelegen“. Eine zusätzliche Kopie des Ausweises ist dann nicht erforderlich, erklärt das Bundesinnenministerium auf dem Personalausweisportal.
Tipp: Die Ablichtung (Kopie, Fotografie, Scan) muss dennoch eindeutig als Kopie erkennbar sein, etwa durch den Vermerk „KOPIE“ oder – quasi selbsterklärend – als Schwarz- Weiß-Abbildung.
Achtung: Nur Ausweisinhaber dürfen Kopien ihrer Ausweise weitergeben. Eine Ausnahme gilt bei Reisepässen: Stimmt bei einem Visumsantrag die antragstellende Person der Weitergabe der Passkopie zu, darf die Kopie weitergegeben werden.
Um die persönlichen Daten bei Ausweiskopien zu schützen und Identitätsdiebstahl vorzubeugen, empfiehlt das Ministerium Folgendes:
• Für viele Zwecke reicht es aus, Name, Geburtsdatum und Wohnort offenzulegen.
• Zur Identifizierung nicht benötigte Daten schwärzen – insbesondere die beim Personalausweis rechts neben dem Geburtsdatum gedruckte Zugangsnummer sowie die rechts oben gedruckte Dokumentennummer, es sei denn, gesetzliche Regelungen wie etwa das Geldwäschegesetz machen dies erforderlich.
• Auch sensible Angaben wie Körpergröße, Augenfarbe, Unterschrift oder die maschinenlesbare Zone des Personalausweises müssen meist nicht offengelegt werden.
• Geschwärzte Angaben sollten nicht lesbar oder technisch wiederherstellbar sein.
• Auf Papier eignet sich dazu ein dicker, schwarzer Filzstift – ein Textmarker oder Kugelschreiber aber nicht. Alternativ beim Kopieren die entsprechenden Bereiche abdecken.
• Bei Schwärzungen am Rechner darauf achten, dass das jeweilige Programm die entsprechenden Daten tatsächlich löscht und nicht nur visuell überdeckt.
• Kopie mit Zweck und Datum kennzeichnen, um den Verwendungszweck eindeutig zu begrenzen.
• Einen sicheren Übertragungsweg wählen – etwa in Papierform oder per Dokumentenupload über eine gesicherte Verbindung.
• Kopien danach löschen, um Missbrauch auszuschließen. dpa