Breitbrunn – In seiner jüngsten Sitzung stand die mittelfristige Einführung eines Ratsinformationssystems auf der Tagesordnung. Es handelt sich dabei um ein EDV-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung von Gemeinden, so die einführende Definition.
Informationen von
anderen Kommunen
Mit „Session“ als Basisprodukt werden unter anderem Sitzungsvorlagen erstellt und Ratssitzungen gemanagt, was zur Entlastung aller Mitarbeiter und Mandatsträger beiträgt. Ein gängiges Element davon ist unter anderem der Sitzungsdienst mit Sitzungskalender, Aufstellung der Tagesordnung, Versand und Veröffentlichung der Einladung, Vorbereitung und Abwicklung der Sitzung, Protokollerstellung und -auszüge sowie auch Sitzungsgeldabrechnung, kann man der Erläuterung entnehmen.
Um sich einen Eindruck davon zu verschaffen, hat sich die Verwaltung im Vorfeld mit Kommunen ausgetauscht, die das System schon im Einsatz haben. Auch wurden verschiedenste Anbieter in Erwägung gezogen. Letztlich favorisierte die Verwaltung die Anwendung „Session“ von der „digitalfabriX“ (AKDB).
In einer Informationsveranstaltung Anfang Oktober wurde den Räten der Mitgliedsgemeinden dieses Verfahren aus Sicht des Plenums und des Bürgers vorgestellt. Session stellt die komplette Werkzeugsammlung für alle Prozesse des Sitzungsdienstes dar, das heißt, es unterstützt ganzheitlich die Geschäftsprozesse „Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit“, so der Vertreiber.
In der Gemeinschaftsversammlung Mitte Oktober wurde die Einführung eines Ratsinformationssystems beschlossen. Da eine genaue Zeitschiene für die Einführung noch nicht genannt werden kann, will die Verwaltung zunächst weiterhin schriftlich zu den Sitzungen einladen. Zusätzlich soll das RIS zum Sammeln von Erfahrungen aber schon mal im Parallelbetrieb eingesetzt werden.
Zeitlicher Ablauf
noch offen
Das Plenum begrüßt die Einführung des Ratsinformationssystems einhellig. Genaue Details über eine zukünftige Ladung sind in der Geschäftsordnung zu regeln.