Nicht nur Lkw-Fahrer oder Piloten kommen im Berufsleben viel herum. Für viele Beschäftigte gehören Dienstreisen zum Arbeitsalltag. Zählen die Stunden unterwegs auch zur Arbeitszeit? In welchen Fällen werden sie bezahlt? Und können Arbeitnehmer ihre Dienstreisen auch steuerlich geltend machen? Die wichtigsten Fragen und Antworten.
-Ist die Fahrt zum Arbeitsplatz auch Arbeitszeit?
Nein. Die Fahrt zum Arbeitsplatz ist klar als Freizeit definiert. Auf dem Weg zur Arbeitsstätte und zurück steht der Beschäftigte dem Chef auch nicht zur Verfügung. Die Arbeitszeit beginnt am Betriebstor. Das Anfahren zum Arbeitsplatz ist privat. Wichtig: Auf den Fahrten sind Arbeitnehmer bereits gesetzlich unfallversichert – so als ob sie arbeiten würden.
-Wie wird der Arbeitsweg steuerlich behandelt?
Arbeitnehmer können von der Pendlerpauschale profitieren. Sie können 30 Cent pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen erster Tätig- keitsstätte und Wohnsitz an- geben – pro tatsächlichem Ar- beitstag. „Dabei spielt es keine Rolle, wie weit der Weg ist und ob sie in Teilzeit oder Vollzeit arbeiten“, erklärt Christina Georgiadis vom Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH). Wer zu Fuß, mit dem Fahrrad, Motorrad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährt, kann jedoch nicht mehr als 4500 Euro im Jahr absetzen.
-Zählen Dienstreisen zur Arbeitszeit?
Nach dem Arbeitszeitgesetz dürfen Beschäftigte aus Gesundheits- und Sicherheitsgründen im Schnitt nicht mehr als acht Stunden am Tag arbeiten. Reine Wegezeiten von Dienstreisen im Zug oder Flugzeug werden dabei aber nicht angerechnet – außer der Chef gibt Arbeit mit auf die Reise. Wenn der Beschäftigte zum Beispiel in der Bahn Akten sichten oder Vorträge vorbereiten muss, so geht das auf das Arbeitszeitkonto. Das gilt ebenso, wenn der Reisende selbst das Auto zum Einsatzort lenkt – denn hinter dem Steuer hat er nicht die Wahl, wie er die freie Zeit gestaltet. Bleibt es ihm ansonsten überlassen, ob er Zeitung oder Dienstliches liest, gilt das als Privatvergnügen. Die Krux: Es fehlt eine exakte gesetzliche Regelung zur Vergütung von Reisezeiten. Liegt die Dienstreise außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit (beispielsweise nachts oder sehr früh morgens), so kommt es auf den Einzelfall an. Dann können auch Faktoren wie die berufliche Position zur Geltung kommen. Faustregel: Je höher das Gehalt und die erreichte Hierarchiestufe, desto eher entfällt die Vergütungspflicht.
-Kann man Dienstreisen steuerlich geltend machen?
Das kommt drauf an. Grundsätzlich sind Ausgaben für Fahrten zu Tagungen, Kongressen sowie Klassenfahrten oder Kundenbesuche steuerlich absetzbar. „Jedoch nur, wenn der Chef die Kosten nicht übernimmt“, sagt Geor- giadis. Wie hoch der steuerli- che Vorteil ist, hängt vom Fahrzeug ab: Für den Pkw können Arbeitnehmer pau- schal 30 Cent pro Kilometer absetzen – und zwar für den Hin- und Rückweg. Bei anderen Verkehrsmitteln wie dem Flugzeug kann man meist die entstandenen Kosten ansetzen. Wer mit dem Fahrrad unterwegs ist, kann die Pauscha- le nicht nutzen.
-Was gilt für Außendienstler?
Ist das Reisen eine Hauptleistungspflicht des Arbeitnehmers, so zählt es generell als Arbeitszeit, beispielsweise für Taxi- oder Lkw-Fahrer (auch wenn das Taxiunternehmer nicht immer so sehen und Ruhezeiten vermuten, solange kein Fahrgast transportiert wird – was diskutierenswert ist, weil damit das Betriebsrisiko vom Unternehmer auf den Arbeitnehmer abgewälzt würde). Aber auch für Handelsvertreter oder Außendienstler gehört das Reisen zur wesentlichen arbeitsvertraglichen Leistung.
-Wie haben die Gerichte entschieden?
Steht es einem Arbeitnehmer frei, wie er eine Dienstreisezeit in einem öffentlichen Verkehrsmittel nutzt, handelt es sich nicht um Arbeitszeit. Er kann dort auch private Angelegenheiten erledigen, dösen, schlafen oder Speisen und Getränke einnehmen. Dienstreisende Arbeitnehmer können die Wegezeiten dort zwar mit Aktenstudium, Vor- oder Nachbereitung eines Termins oder Ähnlichem ausfüllen, müssen das aber nicht. Nur wenn der Arbeitgeber dies anordnet, gilt die Dienstreise insoweit als Arbeitszeit. Schließlich: Verlangt der Arbeitgeber, dass eine Dienstreise mit dem Pkw durchgeführt wird, gilt die Reise als Arbeitszeit, weil der Arbeitnehmer sich auf den Verkehr konzentrieren muss und keine anderen Dinge erledigen kann (BAG, 9 AZR 915/05).
-Welche weiteren Urteile gib es?
Der Witwe eines Arbeitnehmers, der im Rahmen einer Dienstreise nach Budapest während einer abendlichen dienstlichen Veranstaltung beim gemeinsamen Essen einen Schock erlitt und daran starb, wurde eine Rente aus der gesetzlichen Unfallversicherung zugesprochen. Es habe sich um einen Arbeitsunfall gehandelt (BSG, B 2 U 8/06 R). Mit Material von dpa