Betriebskosten haben nicht umsonst den Namen „zweite Miete“ – sie können eine schmerzliche Lücke ins Haushaltsbudget reißen. Immerhin beteiligt sich das Finanzamt an den Ausgaben, zumindest zum Teil.
Was man bei der Steuer ansetzen kann
Zum einen sind es Handwerkerleistungen, die beim Finanzamt steuermindernd geltend gemacht werden können. Und dies unabhängig davon, ob der Mieter selbst oder der Vermieter die Arbeiten in Auftrag gegeben hat. Und es kommt auch nicht darauf an, ob ein Handwerker vom Mieter oder durch den Vermieter bezahlt worden ist.
Zweitens geht es um Betriebskosten wie Aufwendungen für den Hausmeister, die Gartenpflege oder Gebäudereinigung. Aber auch Wartungsarbeiten am Fahrstuhl, an der Heizungsanlage, an Warmwassergeräten, für die Ungezieferbekämpfung sowie Schornsteinfegerarbeiten gehören dazu, so Ulrich Ropertz vom Mieterbund.
Was der Vermieter tun muss
Wie kommen die Mieter an den Betrag, der auf ihre Wohnung entfällt? Eine Kopie der Betriebskostenabrechnung reicht dafür nicht aus. Sie benötigen eine differenzierte Abrechnung oder eine spezielle Bescheinigung des Vermieters, die die Handwerkerleistungen (allerdings ohne Materialaufwand, also nur die Arbeitskosten) ausweist. Steuern sparen helfen also nur die Personalkosten.
Zwar muss der Vermieter weder eine Steuerbescheinigung nach § 35a Einkommensteuergesetz erteilen, noch gewissermaßen steuerberatend tätig werden. Auch muss er nicht einzelne Betriebskostenarten ausdrücklich als Aufwendungen „für haushaltsnahe Dienstleistungen” bezeichnen.
Aber der Mieter muss die Möglichkeit haben, selbst anhand der Betriebskostenabrechnung zu ermitteln, welche Dienstleistungen erbracht und welche Beträge dafür aufgewendet worden sind. Und dafür ist es erforderlich, dass Pauschalrechnungen aufgeschlüsselt und der Anteil der Dienstleistungen ausgewiesen werden.
Denn: Mietern ist es nicht zuzumuten, anhand der Geschäftsunterlagen bei der Hausverwaltung die Einzelrechnungen zusammenzustellen. Dies obliegt vielmehr dem Vermieter. Für ihn fällt ein kaum messbarer zusätzlicher Aufwand an, wenn er die Betriebskostenabrechnung erstellt (oder erstellen lässt) und dabei die zuvor beschriebenen Erläuterungen in die Abrechnung aufnimmt. So hat es das Landgericht Berlin entschieden (Az: 18 S 339/16).
Um wie viel Geld es geht
Die absetzbaren Kosten – also ausschließlich die Personal- und Fahrtkosten – können pro Haushalt nicht in voller Höhe, sondern nur zu 20 Prozent abgesetzt werden– maximal berechnet von 6000 Euro im Jahr.
Beispiel: Wurden vom Vermieter für ein Zehn-Parteien-Haus insgesamt 10 000 Euro für die Reinigung des Treppenhauses, die Pflege des Gartens sowie Schornsteinfegerarbeiten und für Handwerkerarbeiten ausgegeben, wovon 1600 Euro auf Sach- und 8400 Euro auf Personal- und Fahrkosten entfallen, so ergibt sich diese Rechnung für den einzelnen Mieter: Betriebskostenanteil pro Haushalt: 1000 Euro, davon Personalkosten: 840 Euro, 20 Prozent der Personalkosten: 168 Euro. Um diese 168 Euro vermindert sich die zu zahlende Einkommensteuer jedes Mieters. Mieter können außerdem zu den zuvor errechneten 168 Euro (für Arbeiten im Gebäude) weitere 1032 Euro im Jahr für Handwerkerarbeiten in der eigenen Wohnung geltend machen. Das gilt zum Beispiel für Renovierungs-, Erhaltungs- oder Modernisierungsarbeiten in ihren vier Wänden. Auch hier geht es ausschließlich um die Beträge für Arbeitslöhne und Fahrkosten, nicht für das verwendete Material. 1032 Euro Plus 168 Euro ergeben den Jahreshöchstbetrag für solche handwerklichen Arbeiten von 1200 Euro.
Und auch hier gilt: Als Nachweis gilt nur eine Rechnung, die mittels Überweisung – nicht bar – beglichen wurde. Die Begünstigung gibt es schließlich nicht zuletzt, um Schwarzarbeit zu bekämpfen.
Ein Urteil zur Verspätung
Erhält ein Mieter von seinem Vermieter erst mit erheblicher Verspätung eine Spezifikation seiner Betriebskostenabrechnung mit einer Auflistung auch der Beträge, die im Rahmen von haushaltsnahen Dienstleistungen vom steuerpflichtigen Einkommen abgesetzt werden können, so kann er auch nach Bestandskraft seines Steuerbescheides für das betreffende Jahr den auf ihn entfallenden Betrag nachträglich steuermindernd geltend machen. Denn maßgebend für die verspätete Geltendmachung war nicht ein Versehen, sondern, „dass der Steuerzahler die Betriebskostenabrechnung, aus der sich die Entstehung abziehbarer Aufwendungen ergab, erst ein halbes Jahr nach Durchführung der Einkommensteuerveranlagung für das Vorjahr, von der Verwaltungsgesellschaft für das Mietshaus erhalten hatte“ (FG Köln, 11 K 1319/16).