In vielen Arbeitszimmern stapeln sich die Ordner mit Verträgen und Rechnungen. Manche trauen sich kaum, alte Unterlagen zu entsorgen. „Stattdessen fehlen aber manchmal wichtige Urkunden“, erklärt Julia Gerhards von der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz.
Bank
Verbraucher können mit Kontoauszügen nachweisen, dass sie Rechnungen bezahlt haben. Sie sollten diese unbedingt eine Weile aufheben. Eine einheitliche Frist dazu gibt es nicht. „Grobe Orientierung bietet die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, die für einen großen Teil von Ansprüchen aus Alltagsgeschäften gilt“, erklärt Sylvie Ernoult vom Bundesverband Deutscher Banken. Diese beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Steuer
Einen Monat haben Steuerpflichtige Zeit, um gegen ihren Steuerbescheid Widerspruch einzulegen. Danach ist der Bescheid gültig. „Belege und Unterlagen können Verbraucher nach Bestandskraft des Bescheides theoretisch aussortieren. Hier gibt es aber eine wichtige Ausnahme: Spendenbescheinigungen müssen ein Jahr lang aufbewahrt werden“, erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. Den Bescheid sollten Steuerzahler unbedingt langfristig aufbewahren. Das Finanzamt kann ihn unter Umständen noch zehn Jahre prüfen.
Versicherung
Solange der Vertrag besteht, sollte der Versicherungsschein sowie alle Schreiben des Versicherers aufbewahrt werden. Den Schein benötigen Kunden oft, um Leistungen zu beantragen – etwa bei der Lebensversicherung, erklärt Mathias Zunk vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft.
Rechnungen
Kassenbons können als Nachweis für die gesetzliche Gewährleistung dienen. Zudem benötigen Verbraucher die Quittungen, wenn sie der Hausratversicherung einen Schaden melden wollen. Es lohnt sich, zumindest Bons teurer Anschaffungen aufzuheben. „Die Belege sind manchmal auf Thermopapier gedruckt, das nach einiger Zeit verblasst“, erklärt Daum. Dann sollten Verbraucher sie kopieren.
Beruf
Alte Arbeitsverträge können in der Regel weg – es sei denn, nur dort steht der Nachweis, dass man eine betriebliche Altersvorsorge abgeschlossen hat. „Der Ausbildungsvertrag kann aber im Zweifel sinnvoll sein, um später beim Rentenantrag die Höhe des Bruttolohns nachzuweisen“, erklärt Daum. Sehr wichtig sind Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Die braucht ein Arbeitnehmer etwa, um sein Rentenkonto zu klären – also wie lange er in die Rentenversicherung eingezahlt hat. Davon hängt die Höhe der Rente ab.
Urkunden
Ein Testament, ein Erbschein oder eine Vollmacht gehören zu den Dokumenten, die unbedingt im Original vorliegen müssen. Ein Testament in Kopie wäre nicht gültig. Heiratsurkunden und Geburtsurkunden sollten auch im wichtigen Ordner landen. Die Unterlagen kann man aber beim Standesamt erneut besorgen.