Die monatlichen Nebenkosten für eine Wohnung werden nicht zu Unrecht manchmal als zweite Miete bezeichnet. Im Bundesschnitt sind laut Deutschem Mieterbund 2,19 Euro pro Quadratmeter zu bezahlen. Doch so manches, was auf der Betriebskostenabrechnung aufgeführt ist, darf gar nicht umgelegt werden.
Die häufigsten Streitpunkte
Wann und in welchem Umfang dürfen Kosten umgelegt werden? Sind in der Abrechnung unzulässig Verwaltungs- oder Reparaturkosten enthalten? Wie müssen die Betriebskosten auf mehrere Mieter verteilt werden: nach Verbrauch, nach Wohnfläche, nach der Personenzahl? Wie werden Wohnungsleerstände behandelt? Welche Rechte haben Mieter, die ihre Abrechnung prüfen wollen? Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein? Was können Mieter tun, wenn der Vermieter „nicht abrechnet“?
Die zulässigen Abrechnungsposten
Mieter wie Vermieter sollten wissen, was zu den Betriebs-/Nebenkosten gehört. Sie werden in kalte und warme Kosten unterteilt. „Kalt“ erwischt es die Mieter bei
. Grundsteuer
. Wasserversorgung
. Abwasser
. Fahrstuhlkosten
. Straßenreinigung und Müllabfuhr
. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
. Gartenpflege
. Hausflur-Beleuchtung
. Schornsteinreinigung
. Sach- und Haftpflichtversicherungen
. Aufwand für einen Hausmeister
. Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel
. Kosten der Wäschepflege und
. „sonstigen Betriebskosten“ (etwa den Aufwand für ein Schwimmbad und/oder eine Sauna).
Zu den „warmen“ Betriebskosten gehören in erster Linie die Aufwendungen für
. Brennstoffe (Fernwärme, Gas, Öl)
. Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage
. Kosten für den Betriebsstrom
. Wartungs- und Reinigungskosten
. Kosten für Messungen, für die Anmietung der Erfassungsgeräte sowie für eine Wärmemessdienstfirma.
Was nicht umgelegt werden darf
Verwalterkosten dürfen ebenso wenig auf die Mieter umgelegt werden wie Aufwendungen für Reparaturen, die der Vermieter im Laufe des Jahres getragen hat. Das gilt auch für die Reparatur des Fahrstuhls, nur dessen Wartung ist umlagefähig, so der Mieterbund. Auch Posten wie das Porto für die Zusendung der Betriebskosten oder die Beiträge zu seinem Grundeigentümerverband stehen auf der Verbotsliste, so Ulrich Ropertz vom Deutschen Mieterbund. Vermieter können ihre Mieter auch nicht an den Kosten für einen Wachdienst beteiligen. Diese Kosten gehören nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Das gilt auch, wenn die Kosten im Mietvertrag aufgeführt sind (Amtsgericht Neubrandenburg, AZ: 102 C 22/178).
Wie die Rechnung aussehen muss
Der Vermieter hat alle Positionen einzeln aufzulisten, damit der Mieter auf einen Blick prüfen kann, ob nur die gesetzlich zulässigen Aufwendungsarten umgelegt worden sind. Die Gesamtkosten für das Haus müssen – entsprechend dem Aufteilungsschlüssel – auf die einzelnen Wohnungen umgelegt sein.
Wohnungsgröße oder Verbrauch?
Für die Verteilung der kalten Betriebskostenarten gilt der vereinbarte Aufteilungsmaßstab: zum Beispiel die Wohnungsgröße oder die Personenzahl. Wasserkosten können auch verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn entsprechende Erfassungssysteme installiert sind. Heizkosten sind verbrauchsabhängig abzurechnen, wenn mindestens zwei Wohnungen von einer Heizanlage versorgt werden. Dabei muss der Vermieter 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch verteilen. Die restlichen 30 bis 50 Prozent werden nach einem festen Maßstab, normalerweise nach der Wohnfläche aufgeteilt. Für Mieter in älteren Gebäuden kann der Vermieter verpflichtet sein, zu 30 Prozent nach den Grundkosten und zu 70 Prozent nach dem Verbrauch abzurechnen. Schließlich ist auch eine verbrauchsabhängige Abrechnung bis zu 100 Prozent möglich, wenn das so mit allen Mietern vereinbart wurde.
Der Vermieter muss auch leer stehende Wohnungen in seine Abrechnung einbeziehen. Er hat die darauf entfallenden Beträge selbst zu tragen, darf also die Gesamtkosten für das nur teilweise vermietete Haus nicht einfach auf die vermieteten Wohnungen aufteilen.
Worauf man achten sollte
Der Mieterbund empfiehlt, vor allem darauf zu achten, ob es erhebliche Abweichungen bei den einzelnen Positionen zu denen des Vorjahres gegeben hat. Solche Abweichungen müssen plausibel erklärt sein. Bei Zweifeln hat der Mieter das Recht, die Originalunterlagen des Vermieters einzusehen, er kann aber auch Kopien dieser Unterlagen verlangen, wenn der Vermieter nicht am selben Ort wohnt. Dafür dürfen ihm dann aber Kopierkosten in Rechnung gestellt werden.
Wann die Abrechnung da sein muss
Wichtig auch: Spätestens zwölf Monate nach dem Ende einer Abrechnungsperiode muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung zugeschickt haben; dieser Zeitraum muss nicht unbedingt dem Kalenderjahr entsprechen. Hält er diese Frist nicht ein, so muss der Mieter eine etwaige Nachzahlung nicht leisten. Beispiel: Fordert ein Vermieter im Jahr 2019 für das Kalenderjahr 2017 Beträge für Betriebskosten nach, so braucht der Mieter nicht (nach-)zuzahlen. Ausnahme: Der Vermieter hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten, zum Beispiel, weil kommunale Gebühren verspätet festgesetzt wurden.
Aber: Abrechnen muss der Vermieter auf jeden Fall, weil es ja zu einer Rückzahlung von – durch die Vorauszahlungen „überzahlten“ – Betriebskosten an den Mieter kommen kann, die vom Vermieter auch noch nach mehr als einem Jahr zu leisten ist.
Abschlagzahlung kann man ändern
Wenn eine deutliche Nachzahlung fällig wird, stellt sich die Frage, ob die Vorauszahlungen angepasst werden sollen. In der Regel wird der Vermieter den Betrag anpassen wollen, erklärt der Eigentümerverband Haus & Grund. Doch auch der Mieter darf aktiv werden.
Laut Gesetz ist der Vermieter verpflichtet, die Höhe der Nebenkostenvorauszahlung angemessen festzulegen. Sein Interesse ist, eine Summe zu bestimmen, welche die voraussichtlichen jährlichen Nebenkosten der Mietwohnung ungefähr abdeckt. Der Mieter hat seinerseits ein Interesse, hohe Nachzahlungsbeträge am Ende des Abrechnungszeitraumes zu vermeiden. Ebenfalls im Gesetz ist die Form der Anpassung geregelt: Derjenige Vertragspartner, der die Vorauszahlung ändern möchte, muss sein Anliegen in einem einfachen Schreiben an die andere Mietvertragspartei – den Vermieter oder Mieter – senden. mit Material von dpa