In der Regel muss die jährliche Betriebskostenabrechnung bis zum 31. Dezember dem Mieter zugestellt werden. Darauf weist der Eigentümerverband Haus & Grund hin. Grundlage ist Paragraf 556 Absatz 3 im Bürgerlichen Gesetzbuch. Hat demnach der Vermieter mit dem Mieter eine monatliche Vorauszahlung von Nebenkosten vereinbart, muss er diesem die Abrechnung spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Endes des betreffenden Abrechnungszeitraums zugestellt haben. Üblicherweise wird nach Kalenderjahr abgerechnet. Hält der Vermieter diese Frist aufgrund eigenen Verschuldens nicht ein, kann er später keine Nachzahlungen fordern.