Grundsätzlich können Sie alle anfallenden Kosten, die zur „Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“ dienen (dabei handelt es sich um Werbungskosten nach § 9 des Einkommensteuergesetzes), in Ihrer Steuererklärung, zusammen mit dem Mietobjekt, geltend machen. Die Gesetzgebung hat hier allerdings im Laufe der Jahre Einschränkungen gemacht. Insbesondere bei Arbeitszimmern gibt es erhebliches Streitpotenzial, ob sich die Kosten auf 1250 Euro deckeln lassen (keine Pauschale!) oder nicht (Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit? Handelt es sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer? Gibt es einen anderen Arbeitsplatz?). Diese Punkte können wir schwer einschätzen und raten dafür einmalig einen Steuerberater aufzusuchen. Als kleine Hilfe können Sie sich am Urteil des FG Münster von 2009 (Az. 10 K 645/08 E) orientieren.
Der Bundesfinanzhof hat unter anderem mit Urteil vom 15.12.2016 (Az: VI R 86/13) dargelegt, dass eine berufliche Nutzung glaubhaft sein muss. Danach ist der Umfang grundsätzlich irrelevant, soweit nicht zusätzlich eine private Nutzung vorliegt. Die Verwaltung von Mietwohnungen ist mit Aufwand verbunden, was grundsätzlich nicht gegen ein Arbeitszimmer spricht. Die Finanzämter sehen das kritisch. Darum sollten Sie am besten die private Nutzung ausschließen und die Tätigkeiten kurz skizzieren. Wenn Sie einen Raum haben, der ausschließlich für die Vermietung genutzt wird, sollten Sie der Finanzverwaltung nachweisen, dass sonstige Büroarbeiten in einem anderen Büro oder einer separaten Arbeitsecke gemacht werden (idealerweise mit Grundriss).
Eine erhebliche private Nutzung hätte zur Folge, dass die Aufteilung zu schätzen ist und das ist in der Regel nicht ohne Weiteres möglich. Können Sie diesen Nachweis erbringen, gilt es, die Kosten zu schätzen. Dafür ist zu hinterfragen, wem das vermietete Objekt gehört und wem das Arbeitszimmer. Dies hat nämlich den Hintergrund, dass nur jemand mit Einnahmen auch eventuell getragene Kosten abziehen kann: Gehört das Haus mit Arbeitszimmer zum Beispiel Ihrer Frau, die vermietete Immobilie aber Ihnen und läuft das Darlehen auf den jeweiligen Eigentümer, lassen sich die Abschreibung des Arbeitszimmers (ohne weitere Gestaltung) und andere, sogenannte grundstücksorientierte Kosten, nicht abziehen.
Nutzungsorientierte tatsächliche Kosten wie Strom, Wasser, Reinigung und Arbeitsmaterialien sind in der Regel voll abzugsfähig. Eine fiktive Berechnung des Mietwertes wäre unzulässig. Der Raum im Mietobjekt wäre über die Abschreibung sowie die anfallenden Kosten zu berücksichtigen. Auch die Geräte sind bei tatsächlicher Nutzung für das Objekt abzugsfähig.