Unter Betriebskosten versteht man die Ausgaben, die dem Eigentümer einer Immobilie laufend entstehen. Grundsätzlich gilt, „dass die Betriebskosten immer etwas mit der Nutzung der Immobilie durch den Mieter zu tun haben müssen. Kosten, die allein dem Eigentümer entstehen, fallen nicht darunter“, erklärt Siegmund Chychla, Vorsitzender des Mietervereins Hamburg. Verwalterkosten dürfen ebenso wenig auf die Mieter umgelegt werden wie Aufwendungen für Reparaturen, die der Vermieter im Laufe des Jahres getragen hat. Das gilt auch für die Reparatur des Fahrstuhls, nur dessen Wartung ist umlagefähig, so der Mieterbund.
Kosten
Im Schnitt zahlen Mieter in Deutschland dafür monatlich 2,16 Euro pro Quadratmeter. Das zeigt der jüngste Betriebskostenspiegel, den der Deutsche Mieterbund auf Basis der Abrechnungen von 2017 erstellt hat.
Berechtigung
Doch nicht jede Nebenkostenabrechnung ist korrekt. Etliche enthalten Posten, die die Vermieter gar nicht auf ihre Mieter umlegen dürften. Mieter sollten die jährlichen Abrechnungen prüfen. Zumal auch nicht jede Betriebskostenabrechnung berechtigt ist. „Mieter müssen neben der Netto-Kaltmiete nur dann Nebenkosten zahlen, wenn das im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist“, erklärt Chychla. Eine Ausnahme bilden die Kosten für Heizung und Warmwasser.
An Formulierungen im Mietvertrag dazu bestehen keine hohen Anforderungen, urteilte der Bundesgerichtshof (Aktenzeichen: VIII ZR 137/15). Damit Vermieter die Kosten wirksam umlegen können, genügt eine einfache Klausel, etwa: „Die Betriebskosten sind umlegbar“, so Julia Wagner vom Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland.
Die Abrechnung muss gewisse formelle Anforderungen erfüllen. „Sie muss eine Zusammenstellung der einzelnen Kostenarten enthalten“, erläutert Chychla. Und sie muss jeweils die Gesamtbeträge nennen.
Kostenanteil
Auch ein nachvollziehbarer Verteilerschlüssel ist vorgeschrieben. Damit wird der genaue Kostenanteil des Mieters berechnet. Zudem müssen die angefallenen Betriebskosten den bereits geleisteten Vorschüssen des Mieters gegenübergestellt werden.
17 Posten
Aber was genau gehört zu den umlegbaren Betriebskosten? In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind 17 Kostenarten aufgeführt. Neben Heizung und Warmwasser gibt es 14 „kalte Betriebskosten“.
. Grundsteuer
. Wasserversorgung
. Entwässerung
. Heizkosten
. Warmwasserkosten
. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
. Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
.Straßenreinigung und Müllbeseitigung
.Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
.Gartenpflege
. Kosten der Beleuchtung
. Schornsteinreinigung
. Sach- und Haftpflichtversicherung
. Hauswart
. Betrieb der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
. Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege sonstige Nebenkosten
Unter Position 17 stehen sonstige Betriebskosten, die zusätzlich zu den üblichen 16 Kostenarten anfallen. „Denkbar sind zum Beispiel Concierge- und Bewachungsdienste oder auch die Wartungskosten für Rauchwarnmelder“, sagt Rechtsanwalt Johannes Hofele.
Wirtschaftlichkeit
„Wie bei allen anderen Betriebskosten muss auf das Wirtschaftlichkeitsgebot beachtet werden“, erklärt Hofele vom Deutschen Anwaltverein. Unter „Sonstige Betriebskosten“ führen manche Vermieter Kosten auf, die woanders hingehören oder nicht umlegbar sind. „Das verstößt gegen das Transparenzgebot. Kosten, die irgendwo aufgeführt werden, wo man sie nicht erwartet, müssen Mieter nicht bezahlen“, so Hofele. Verwaltungskosten für die Immobilie sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören laut BetrKV nicht zu den umlegbaren Kosten. „Gerade Letztere sind streitanfällig“, so Wagner.
Belege
Bei Beanstandungen können Mieter Nachforderungen in Höhe des streitigen Kostenanteils zurückhalten, erklärt Chychla. Mieter haben das Recht, Original-Belege beim Vermieter einzusehen. Anspruch auf Kopien haben sie meist nicht. Sie können Belege aber fotografieren und die Abrechnungen in Ruhe zuhause durchsehen, erläutert Chychla.
Wollen Mieter nachvollziehen, ob sich die abgerechneten Kosten im angemessenen Rahmen bewegen, können sie sich am Betriebskostenspiegel orientieren. Dieser listet die Höhe der Kostenarten und die üblichen Kostensätze pro Quadratmeter und Monat auf. „Mieter sollten dabei beachten, dass es große regionale Unterschiede gibt“, sagt Wagner.
Prüfungsfrist
Ist die Abrechnung aus der Sicht des Mieters in Ordnung, muss er eventuelle Nachzahlungen erst nach einer Prüfungsfrist leisten. Angemessen ist hier maximal ein Monat. Ergibt sich für Mieter ein Guthaben, muss der Vermieter es umgehend überweisen.
Abrechnungsfrist
Damit eine Betriebskostenabrechnung fristgerecht dem Mieter zukommt, muss der Vermieter diese binnen zwölf Monaten nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums erstellen, erläutert das Online-Portal Immoscout. Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 30. November eines Jahres, muss der Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens am 30. November des Folgejahres erhalten. Wird die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb dieser Frist vorgelegt, ist die Abrechnung zumeist unwirksam. Aus der Abrechnung resultierende Forderungen können vom Vermieter nicht mehr geltend gemacht werden.
Sollte die Abrechnung ein Guthaben des Mieters ausweisen, so hat dieser auch dann einen Anspruch auf Auszahlung, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht fristgerecht eingegangen ist. Hat der Vermieter die Verspätung jedoch nicht zu vertreten und kann dies auch nachweisen, ist nach Auskunft von Immoscout die Abrechnung auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist wirksam.
Abrechnungszeitraum
Die Betriebskostenabrechnung darf einen Zeitraum von zwölf Monaten nicht überschreiten. Ein kürzerer Zeitraum ist unproblematisch – zum Beispiel in Fällen, wo das Mietverhältnis wegen Auszugs endet.