Auch nach dem neuen Wohnungseigentumsgesetz (WEG) kann jede Eigentümergemeinschaft ihre Kommunikationswege grundsätzlich frei wählen, sofern dies ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. In vielen Fällen ist gesetzlich die Schriftform erforderlich, die nicht durch die Textform ersetzt werden kann. Eine solche würde jedoch vorliegen, wenn alle Schriftstücke nur digital zugesendet würden. Selbst wenn Ihre Gemeinschaft mehrheitlich beschließen würde, die gesamte Kommunikation, wie von der Hausverwaltung gewünscht, nur noch digital über das Online-Serviceportal des Verwalters abzuwickeln, wäre dieser Beschluss zumindest anfechtbar, wenn nicht sogar nichtig, da er nicht mehr ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen würde. Wie gesagt: In vielen Fällen ist bei der Verwaltung die Textform nicht ausreichend, sondern Schriftform erforderlich. Ebenso kann kein Eigentümer gezwungen werden, Internet zu haben und per E-Mail erreichbar zu sein.
Natürlich bleibt es dem Verwalter unbenommen, bevorzugt per E-Mail über sein Serviceportal zu kommunizieren. Wenn dies aber von einen Eigentümer nicht gewünscht wird, hat er eine andere Kommunikationsart zu wählen, beispielsweise den normalen Briefverkehr. Die von Ihnen geschilderte Vorgehensweise des Verwalters ist daher im Ergebnis wohl kaum mit dem derzeitigen WEG-Recht vereinbar.