Homeoffice hilft vielen Angestellten, berufliche und private Pflichten besser zu organisieren. Vertrauen ist dabei wichtig. © Dmitrii Marchenko/Imago
Vor allem seit der Corona-Pandemie ist es für viele Menschen zur neuen Normalität geworden: das Arbeiten im Homeoffice, also von zu Hause. Doch mit der Freiheit kommt auch die Verantwortung – und bei manchen Arbeitgebern das Bedürfnis nach Kontrolle. Was dürfen Chefs eigentlich überwachen, was ist tabu – und was lässt sich für Arbeitnehmer steuerlich absetzen?
■ Kontrolle selten erlaubt
Auch wenn der Verdacht besteht, dass Angestellte während der Arbeitszeit Netflix schauen oder Wäsche aufhängen: Arbeitgeber dürfen ihre Mitarbeiter im Homeoffice nur sehr eingeschränkt kontrollieren. Die rechtlichen Hürden sind hoch – das Persönlichkeitsrecht, das Recht auf informelle Selbstbestimmung, das Bundesdatenschutzgesetz sowie die Datenschutzgrundverordnung setzen enge Grenzen. Überwachung ist nur erlaubt, wenn ein konkreter Verdacht auf Arbeitszeitbetrug oder eine schwerwiegende Pflichtverletzung besteht. Und selbst dann muss die Maßnahme verhältnismäßig und das mildeste geeignete Mittel sein. Außerdem muss in der Regel der Betriebsrat, sofern es einen gibt, miteinbezogen werden. Die Erfassung von Log-in-Zeiten – also wann sich jemand ins Firmennetzwerk ein- und ausloggt – ist allerdings erlaubt. Arbeitgeber sind laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs sogar dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Wie sie das tun, bleibt ihnen überlassen.
■ E-Mails
Auch bei E-Mails und Firmen-Messengern wie Teams oder Slack gilt: Wenn die private Nutzung ausdrücklich verboten ist, darf der Arbeitgeber bei Verdacht stichprobenartig prüfen, ob dagegen verstoßen wurde. Das muss dann im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Anders sieht es aus, wenn private Nutzung geduldet oder nicht geregelt ist – dann wird es für den Arbeitgeber juristisch heikel. Dienstliche Mails darf der Chef jedoch grundsätzlich einsehen.
Solange die private Internetnutzung im Arbeitsvertrag erlaubt ist, darf der Arbeitgeber den Browserverlauf nicht ohne Weiteres kontrollieren. Anders bei einem klaren Verbot: Dann darf bei einem konkreten Verdacht, auch ohne Zustimmung des Mitarbeiters, kontrolliert werden. Heimliche Webcam-Überwachung ist nur in seltenen Ausnahmefällen zulässig. Zum Beispiel wenn keine andere Möglichkeit besteht, einen Arbeitszeitbetrug nachzuweisen oder der Verdacht besteht, der Beschäftigte begehe eine schwere Pflichtverletzung oder Straftat. Wenn dann eine Überwachung per Webcam die einzige Möglichkeit ist, die Verfehlung nachzuweisen, ist eine Überwachung für einen zeitlich sehr eng begrenzten Raum zulässig. Hier muss der Betriebsrat aber zwingend mit einbezogen werden. Der Einsatz von Keyloggern – Programmen, die Tastatureingaben aufzeichnen – ist nur erlaubt, wenn ein konkreter Straftatverdacht vorliegt und kein milderes Mittel zur Verfügung stellt. „Ins Blaue hinein“ ist verboten – selbst wenn die Mitarbeiter über die Maßnahme informiert wurden.
■ Steuervorteile
Wer keinen eigenen Arbeitsraum hat, kann die Homeoffice-Pauschale nutzen: Für bis zu 210 Tage im Jahr erkennt das Finanzamt je 6 Euro an – also maximal 1260 Euro jährlich. Diese Summe zählt zu den Werbungskosten und deckt anteilig Kosten für Miete, Strom oder Heizung. Steuerlich wirksam wird sie aber nur, wenn alle beruflichen Ausgaben zusammen über dem Pauschbetrag von 1230 Euro liegen.
Zusätzlich lassen sich Arbeitsmittel wie Laptop, Bürostuhl oder Drucker und 20 Prozent der Internetkosten absetzen. Wer ein abgeschlossenes Arbeitszimmer besitzt, kann wählen: entweder die Jahrespauschale von 1260 Euro oder die tatsächlichen Raumkosten anteilig geltend machen – etwa für Miete oder Versicherungen. Voraussetzung: Das Zimmer muss Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit sein, also regelmäßig genutzt und fast ausschließlich beruflich verwendet werden. Lehrer oder Außendienstler, also Berufsgruppen, die nicht schwerpunktmäßig von zu Hause arbeiten, dürfen das Arbeitszimmer nicht mehr absetzen. Für sie bleibt nur die Pauschale. Wichtig für die Steuererklärung: Die Pauschale wird in der „Anlage N” als sogenannte Tagespauschale eingetragen. Für „halbe“ Homeoffice-Tage gibt es keinen Abzug – entweder man war ganz zu Hause oder nicht.