Die eigenhändige Unterschrift ist neuerdings nicht mehr nötig. Ein Arbeitszeugnis kann auch digital mit elektronischer Signatur erstellt werden. © Monique Wüstenhagen, dpa
Ein Arbeitszeugnis dient als Nachweis über die Beschäftigung und die erbrachten Leistungen und ist oft entscheidend für zukünftige Bewerbungen. Deshalb hat auch jeder Arbeitnehmer ein Recht auf so ein Zeugnis.
■ Rechtslage
Die rechtlichen Grundlagen für den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis kommen aus der Gewerbeordnung und dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Sie verpflichten den Arbeitgeber, auf Verlangen des Arbeitnehmers, ein Zeugnis auszustellen. Es gibt zwei Hauptarten:
■ Fristen
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis entsteht mit Ende des Arbeitsverhältnisses. Das kann durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder durch ein reguläres Ende eines befristeten Vertrages der Fall sein. Es empfiehlt sich, das Arbeitszeugnis direkt nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses zu beantragen, bestenfalls innerhalb von sechs Monaten. Die Fristen sind für beide Zeugnisarten gleich. Zu beachten ist, dass ein qualifiziertes Zeugnis wegen der detaillierten Bewertung mehr Zeit in der Erstellung beansprucht.
■ Verjährung
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt nach drei Jahren. Die Frist beginnt an dem Tag zu laufen, an dem das Arbeitsverhältnis endet. Die Verjährungsfrist kann unter Umständen gehemmt werden. Etwa wenn der Arbeitnehmer den Anspruch rechtzeitig geltend macht und der Arbeitgeber nicht reagiert. In solchen Fällen kann der Anspruch gerichtlich durchgesetzt werden. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis kann bereits vor Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist verwirken – und zwar dann, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums geltend macht und der Arbeitgeber dadurch davon ausgehen darf, dass kein Zeugnis mehr gefordert wird. In der Regel ist das nach Ablauf von zwölf Monaten nach Ende der Beschäftigung und basiert auf der Annahme, dass es dem Arbeitgeber danach nicht mehr zumutbar ist, ein Zeugnis auszustellen.
■ Bearbeitungszeit
Arbeitgeber müssen das Arbeitszeugnis in angemessener Zeit erstellen. In der Praxis werden dafür meist zwei Wochen angesetzt. Hält der Arbeitgeber die Frist nicht ein, so kann der Arbeitnehmer rechtliche Schritte einleiten. Dies kann zur Folge haben, dass der Arbeitgeber zur Ausstellung des Zeugnisses verurteilt wird und möglicherweise sogar Schadenersatz leisten muss, wenn der Arbeitnehmer Nachteile durch die Verzögerung erlitten hat.
■ Zwischenzeugnis
Während des laufenden Arbeitsverhältnisses kann ein Zwischenzeugnis verlangt werden. Bei Vorgesetztenwechsel, einer Versetzung oder bei einer internen Bewerbung können Beschäftigte ein solches beantragen, und das ist oft auch sinnvoll. Es gibt keine fixe Frist für die Beantragung, jedoch sollte der Antrag zeitnah gestellt werden. Inhaltlich sollte es genauso sorgfältig und vollständig sein wie ein Endzeugnis, da es ebenfalls als Nachweis der Leistungen dient.
■ Zeugnissprache
Ein Zeugnis sollte klar in der Formulierung sein. Versteckte negative Aussagen und Doppeldeutigkeiten dürfen nicht enthalten sein. Ein Zeugnis muss wohlwollend verfasst sein, um das berufliche Fortkommen der Beschäftigten nicht ungerechtfertigt zu erschweren. „Zur vollen Zufriedenheit“ bedeutet eine durchschnittliche Bewertung, entspräche also der Schulnote 3. Eine überdurchschnittliche Leistung, also ein Einser, wird mit „stets zur vollsten Zufriedenheit“ ausgedrückt. Übrigens: Einen gesetzlichen Anspruch hat man lediglich auf ein „Dreierzeugnis“, das als Durchschnitt gilt. „Wenn ich als Arbeitnehmer etwas Besseres möchte, muss ich beweisen, dass ich mehr geleistet habe“, sagt Beatrice Zeiger, Juristin bei der Arbeitskammer des Saarlandes. Andersherum müsste ein Arbeitgeber ein Zeugnis mit Note vier und schlechter belegen können.
Bestimmte Formulierungen wie „hat sich stets bemüht“ oder „übertragene Aufgaben wurden ordnungsgemäß erledigt“ sollten aufhorchen lassen. Damit wird zum Ausdruck gebracht, dass „keine nennenswerten Erfolge erzielt“ worden sind beziehungsweise, dass es „keine Eigeninitiative“ gab. Angaben zu krankheitsbedingten Fehlzeiten oder die Nennung des Grundes und der Art des Ausscheidens finden in einem Zeugnis nur dann Platz, wenn das von der/dem Beschäftigten gewünscht wird.
Ist an einem Zeugnis etwas zu beanstanden, rät Zeiger zuerst zum Gespräch mit dem oder der Vorgesetzten. Lässt sich das Zeugnis auf diesem Weg nicht bereinigen, haben Arbeitnehmer auch vor Gericht gute Karten. Zeugnisgerichtsverfahren sind laut der Juristin nicht selten. Gerade wenn es darum gehe, dass ein Arbeitszeugnis schlechter als „Drei“ sei, hätten Arbeitgeber kaum eine Chance. Und auch versteckte Negativaussagen hätten vor Gericht in der Regel keinen Bestand.
■ Digitales Zeugnis
Seit dem 1. Januar 2025 kann ein Arbeitszeugnis in elektronischer Form erteilt werden – wenn der/die Beschäftigte zustimmt. Es muss also nicht mehr zwingend ausgedruckt und eigenhändig unterschrieben sein. Eine elektronische Signatur reicht.