Hat man noch Urlaubstage aus 2025 übrig, sollte man diese besser schnell abfeiern: Der Arbeitgeber kann den Resturlaub Ende März verfallen lassen. © Imago
Sommer, Sonne, Strand: gerade an nebligen Wintertagen träumen die Deutschen oft von der Ferne. Ihren Jahresurlaub brauchen sie in der Regel trotzdem nicht auf. Im Schnitt haben die Bundesbürger nämlich 29,8 Tage Urlaub pro Jahr – nehmen davon aber nur etwa 25 und schleppen den Rest mit ins nächste Jahr. Das sind die Ergebnisse einer Onlinebefragung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) der Bundesagentur für Arbeit aus dem Jahr 2023. Die große Frage: Bis wann muss man den Urlaub nehmen? Oder ist er damit sogar futsch?
■ Verfall theoretisch schon am 31. März
Das Bundesurlaubsgesetz findet Resturlaub prinzipiell nicht gut: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden“, heißt es dort. Eine Übertragung von Urlaubsansprüchen auf das kommende Jahr ist danach nur in Ausnahmefällen möglich. Etwa dann, wenn Arbeitnehmer krankheitsbedingt im laufenden Jahr keinen Urlaub nehmen konnten. Oder wenn ein für November oder Dezember beantragter Urlaub – etwa wegen eines plötzlich eingehenden Auftrags – vom Arbeitgeber nicht bewilligt wurde.
Am 31. März des folgenden Jahres ist laut Gesetz Schluss mit der Übertragung des Resturlaubs: In den erlaubten Übertragungsfällen muss der Resturlaub nämlich „in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden“, steht im Bundesurlaubsgesetz.
■ Arbeitgeber muss deutlich vorwarnen
Doch diese harten gesetzlichen Regelungen gehen dem Europäischen Gerichtshof zu weit. Das Gericht entschied verbindlich für Deutschland: Ansprüche auf Resturlaub dürfen nur unter ganz engen Voraussetzungen verfallen. Der Arbeitgeber muss zum Urlaub auffordern – und zwar schriftlich und deutlich. Ein Aushang am Schwarzen Brett reiche nicht. Er ist verpflichtet „konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun”.
■ Arbeitgeber muss Urlaub auszahlen
Gleichzeitig müsse der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer „klar und rechtzeitig [mitteilen], dass der Urlaub, wenn er ihn nicht nimmt, am Ende des Bezugs- oder eines zulässigen Übertragungszeitraums oder am Ende des Arbeitsverhältnisses, wenn dies in einen solchen Zeitraum fällt, verfallen wird“ (Urteile vom 6.11.2018, C 619/16 und C 684/16). Unterlässt der Arbeitgeber das, so gilt der Urlaubsanspruch sozusagen in alle Ewigkeit. Die harten Regeln des Bundesurlaubsgesetzes greifen nur, wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht nachgekommen ist.
Arbeitnehmer können damit im Prinzip jahrelang Urlaubsansprüche anhäufen – und sich diesen später, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet, auszahlen lassen. Mit einem solchen Fall beschäftigte sich der EuGH 2022. Dabei ging es um eine Steuerfachangestellte, die von ihrem früheren Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Jahr 2017 die Abgeltung von 101 angesammelten Urlaubstagen aus den letzten zehn Jahren verlangt hatte. Ihr Chef wollte allenfalls für die letzten drei Jahre für nicht genommenen Urlaub aufkommen und bezog sich dabei auf § 195 BGB. Darin heißt es „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.“ Der EuGH befand jedoch: Der Arbeitgeber habe die Angestellte weder aufgefordert, Urlaub zu nehmen, noch darauf hingewiesen, dass nicht beantragter Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfallen könne. Deshalb greife weder die Verfalls- noch die Verjährungsfrist.
■ Umwandlung auch im Todesfall
In einem weiteren Verfahren stellte der EuGH klar, dass nicht genommener Urlaub auch nicht verfällt, wenn ein Arbeitnehmer verstirbt. Der Urlaubsanspruch wird in einem solchen Fall in Geld umgewandelt und geht an die Erben des Verstorbenen über (Az.: C 569/16 und C 570/16). Damit stellte sich das Gericht deutlich gegen die (frühere) Rechtsauffassung des Bundesarbeitsgerichts.
Klar ist damit: Erben können gegenüber dem Arbeitgeber eines Verstorbenen eine Abgeltung von restlichen Urlaubsansprüchen geltend machen. Im Streitfall sind dafür die Arbeitsgerichte zuständig.
■ Sonderregelung bei langer Krankheit
Für den Verfall von Urlaubsansprüchen bei länger dauernder Krankheit gilt Folgendes: In solchen Fällen verfällt der Urlaubsanspruch grundsätzlich erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also regelmäßig am 31. März des übernächsten Jahres. Das bestätigte etwa das Bundesarbeitsgericht mit einem Urteil im Jahr 2012. War ein Arbeitnehmer also 2024 das ganze Jahr über arbeitsunfähig erkrankt und ist seit Anfang 2025 wieder arbeitsfähig, verfällt sein nicht genommener Urlaub aus 2024 am 31.3.2026. Voraussetzung ist auch hier, dass der Arbeitgeber genau auf diese Folge des möglichen Verfalls hingewiesen hat.
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