So prüfen Sie Ihre Abrechnung

Viele Mieter bekommen dieser Tage ihre Nebenkostenabrechnung. Bei größeren Veränderungen lohnt sich eine genauerer Prüfung. © evgenyatamn/smarterpix

Die Nebenkosten sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Der Deutsche Mieterbund hat für das Jahr 2024 eine Steigerung der Betriebskosten von sechs Prozent gegenüber dem Vorjahr errechnet. „Preissteigerungen bei Energie treffen Mieter unmittelbar und treiben die Wohnkosten in die Höhe, ohne dass die Mieter Einfluss auf Verbrauchsstruktur oder Vertragsbedingungen haben“, sagte dazu die Präsidentin des Deutschen Mieterbunds, Melanie Weber-Moritz. Die Abrechnungen fürs vergangene Jahr kommen aktuell bei den Mietern an. Was Mieter und Vermieter wissen müssen:

Umfang

„Unter Nebenkosten sind die laufenden Aufwendungen zu verstehen, die dem Vermieter durch das Eigentum am Grundstück bzw. die Nutzung des Hauses entstehen“, sagt Wibke Werner, Mitglied im Vorstand des Deutschen Mieterbunds. Was genau dazugehört, ist gesetzlich geregelt (siehe Tabelle). Unter die Nebenkosten fallen alle Kosten, die regelmäßig anfallen, zum Beispiel Kosten für Heizung und Gebäudereinigung, aber auch Versicherungen.

„Welche Nebenkosten berechnet werden, steht im Mietvertrag“, sagt Werner. Es gibt allerdings Kosten, die der Vermieter nicht umlegen darf, auch wenn das im Mietvertrag vereinbart wurde. Dazu zählen etwa Verwaltungskosten. Auch einmalige Kosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Das können Reparatur- und Instandhaltungskosten, aber auch Kosten für die Anschaffung von Gartengeräten oder für deren Reparatur. Monika Schmid-Balzert, Geschäftsführerin des Mietervereins München, weist darauf hin, dass nicht pauschal „sonstige Kosten“ berechnet werden dürfen. „Diese Kosten müssen spezifiziert sein“, sagt sie.

Formalitäten

Fehler bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung können zu deren Unwirksamkeit führen. „Wenn zwei Personen im Mietvertrag genannt sind, die Abrechnung aber nur an eine adressiert wurde, ist das zum Beispiel der Fall“, sagt Schmid-Balzert. Ergänzend sagt Rolf Janßen, Geschäftsführer des DMB Mieterschutzvereins Frankfurt am Main, dass vier Angaben zu jedem Posten in der Nebenkostenabrechnung gemacht werden müssen: „die Gesamtkosten, die Kostenverteilung, die Umlage auf den Mieter und die Vorauszahlungen des Mieters.“ Die Umlage ist nach Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch möglich. Das Gesetz sieht, soweit nichts anderes vereinbart ist, die Umlage nach Wohnfläche vor. Genaues regelt der Mietvertrag.

Zeitraum

Die Nebenkosten sind grundsätzlich für jeweils ein Jahr abzurechnen. Häufig ist das Kalenderjahr die Grundlage. Hat man nicht während des gesamten Abrechnungszeitraums im Haus gewohnt, muss trotzdem über 12 Monate abgerechnet werden. Zusätzlich müssen der Nutzungszeitraum und der geringere Kostenanteil hierfür ausgewiesen sein. Der Mieter muss die Abrechnung bis Ende des Folgejahres erhalten haben. „Sonst kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen“, sagt Janßen. Ein Guthaben kann der Mieter auch danach noch einfordern. Der Eigentümereverband Haus & Grund warnt: „Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung entstehen durch das Nichteinhalten der Fristen. Erfolgt keine fristgerechte Zustellung der Abrechnung, verfallen die Ansprüche des Vermieters.“

Mieter müssen die Nebenkostenabrechnung binnen vier Wochen nach Erhalt begleichen, erklärt Haus & Grund.

Kostenspiegel

Sind die Formalia eingehalten, geht es an die Überprüfung der einzelnen Posten. „Ein Vergleich mit der letzten Betriebskostenabrechnung ist wichtig“, sagt Werner, außerdem gibt es örtliche Betriebskostenspiegel, die herangezogen werden können. In München bietet der Mieterverein diesen an.

Belege

Posten wie Versicherungen und die Grundsteuer sind in den vergangenen Jahren stark gestiegen. „Die Versicherungsprämien haben sich teilweise verdreifacht“, sagt Janßen. Schuld seien häufig Anpassungen der Versicherer. „Gebäudeversicherungen kalkulieren das Risiko von Totalschäden mit ein, etwa wenn ein Gebäude durch Brand oder Wasserschaden zerstört wird und neu gebaut werden muss“, sagt er. Vermieter sind beim Abschluss von Versicherungen ans Gebot der Wirtschaftlichkeit gehalten. Sie dürfen also nicht beliebig hohe Summen auf die Mieter abwälzen.

Wer an der Angemessenheit einer Versicherungssumme zweifelt, kann sich vom Vermieter Belege und den Versicherungsschein vorlegen lassen. Janßen empfiehlt, nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Belegeinsicht für die Kostenpositionen, die auffällig hoch sind, einzufordern. Die Unterlagen können dem Mieter per E-Mail oder vor Ort vorgelegt werden, sofern der Vermieter in derselben Stadt wohnt. Grundsätzlich haben Mieter ein Jahr Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu beanstanden.

Vorauszahlung

Nicht selten verlangen Vermieter nach einer Nachzahlung eine höhere Vorauszahlung. Diese muss aber verhältnismäßig sein. „Die Nachzahlung geteilt durch zwölf ergibt eine angemessene Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung“, sagt Janßen. Bei einer Nachzahlung von 600 Euro sind das beispielsweise 50 Euro monatlich.