Kolbermoor – „Sind meine Daten eigentlich sicher?“ Diese Frage stellen sich sicherlich einige Bürger, wenn sie bei der Stadt ein Formular mit persönlichen Daten ausfüllen müssen. Um es gleich vorwegzunehmen: Sie sind es. Dafür sorgen Katrina Mehrmann (30) und Myriam Steinberger (22). Die beiden Verwaltungsfachangestellten sind die Datenschutzbeauftragten Kolbermoors – in der jüngsten Stadtratssitzung wurden die beiden nun einstimmig offiziell bestellt.
Bund gibt
Regelungen vor
Und sie wissen genau, was mit jeder Datenangabe passiert. Die grundlegenden Regelungen dazu werden übrigens nicht von der Stadtverwaltung erstellt, sondern vom Bund vorgegeben, beim Steueramt etwa vom Steuergesetz und immer mit dabei natürlich das Datenschutzgesetz.
Eine der Aufgaben des Duos ist es, diese vorgegebenen Regelungen für jede Abteilung der Stadtverwaltung festzuhalten: Ob Bürgerbüro, Bauverwaltung, Sozialamt, Steueramt – in jedem Amt ist für jeden Verwaltungsvorgang genau vorgeschrieben, wie mit den personenbezogenen Daten umgegangen werden muss.
Aus welchem Grund die Daten aufgenommen werden, wo sie gespeichert sind, für wie lange sie gespeichert bleiben können und vor allem: an wen sie weitergegeben werden dürfen und an wen nicht – all das ist eindeutig definiert.
Für alle Mitarbeiter der Stadtverwaltung herrscht damit im Umgang mit allen Daten Klarheit. Eine Grauzone der Unsicherheit, wie im Einzelnen zu verfahren wäre, gibt es nicht, denn bei allen eventuellen Unklarheiten können die Mitarbeiter bei Mehrmann und Steinberger nachfragen.
Und sie tun es auch, denn Datenschutz ist etwas, das so gut wie allen mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen ist, meint Katrina Mehrmann. „Die Kollegen fragen in Zweifelsfällen, etwa wenn es um eine Datenweitergabe geht, bei uns lieber dreimal nach, bevor sie einen Fehler machen.“
Wie streng das ganze gehandhabt wird, zeigt ein Detail. Manchem, der einen Termin im Rathaus hatte und noch ein bisschen warten musste, wird vielleicht schon aufgefallen sein, dass Mitarbeiter ihr Büro beim Verlassen immer abschließen, auch wenn sie nur ganz kurz weg sind.
Das ist ebenso Vorschrift wie das Sperren des Computers beim Verlassen des Raumes. Es soll niemand unbefugt Zugriff auf Akten oder Computerdaten haben. „Da sind wir manchmal die mit dem erhobenen Zeigefinger“, sagt Myriam Steinberger und lacht, „und wir sind auch die, die immer wieder mal mit Mails den Datenschutz in Erinnerung rufen.“
In denen geht es auch um Vorsicht beim generellen Umgang mit dem Mailverkehr. Etwa 9000 Werbe- und Spammails gehen pro Woche bei der Stadtverwaltung ein, werden aber vom System von vornherein herausgefiltert. Trotzdem rutscht bisweilen die eine oder andere durch. Katrina Mehrmann erzählt, dass sie selbst unlängst eine dieser wohlbekannten Mails auf ihrem Rechner hatte, in denen von einem Millionenerbe die Rede war, an dem man teilhaben könne, wenn man nur weitere Daten angäbe.
Auf sowas fällt natürlich niemand mehr herein, das Problem ist nur, dass diese „Phishing-Mails“ immer raffinierter werden und man deshalb trotz des großen Maildurchsatzes an jedem einzelnen Schreibtisch wachsam bleiben muss, um nicht aus Versehen einen der fatalen Anhänge zu öffnen.
Bürger werden
nicht „abgespeist“
Obwohl der Umgang mit den Daten also äußerst penibel geregelt ist, soll darunter in Kolbermoor der Bürgerservice nicht leiden: Es werde niemand bei einer Anfrage mit der barschen Antwort „Geht nicht. Datenschutz!“ abgespeist, meint Katrina Mehrmann. „Wenn zum Beispiel ein Bürger erkennt, dass ein Grundstück möglicherweise zu erwerben wäre, und bei uns nachfragt, wer der Besitzer ist, dann fragen wir zurück, ob wir die Telefonnummer weitergeben dürfen. Daraufhin wird der Besitzer ausfindig gemacht, wir sagen diesem, dass da eine Anfrage vorliegt und geben ihm die Telefonnummer weiter.“
Eine Dienstleistung, die zusätzliche Arbeit verursacht, die aber, so sagen Katrina Mehrmann und Myriam Steinberger übereinstimmend, von ihren Kollegen gerne auf sich genommen werde: „Der Schutz der Daten und das Bemühen um Bürgernähe sind im Grunde nur zwei Seiten ein und derselben Medaille.“