Söchtenau – Im Frühjahr 2017 wurde die Firma Coramentum aus Wuppertal damit beauftragt, eine Organisationsuntersuchung der Kernverwaltung sowie des Bauhofs Söchtenaus durchzuführen. Ziel der Untersuchung war es, gemeinsam mit der Gemeinde die Organisationsstruktur weiterzuentwickeln sowie Handlungsfelder aufzuzeigen, in denen die internen Abläufe verbessert werden können.
Grundsätzlich wird der Gemeindeverwaltung, ebenso wie dem Bauhof, ein weitgehend gutes Zeugnis ausgestellt. Insgesamt gibt es in dem rund 260 Seiten umfassenden Gutachten 86 Empfehlungen, die die Organisationsberater vor allem zu den internen Arbeitsabläufen geben. Hierzu zählen unter anderem Verbesserungen bei der Schriftgut- und digitalen Datenverwaltung und eine Durchstrukturierung der Registratur. Überdies sollten verwaltungsinterne Prozesse stärker standardisiert und Vorlagen oder Checklisten erstellt werden, schlägt die Firma vor.
Ein weiterer Schwerpunkt der Überprüfung lag auf der EDV-Ausstattung und deren künftiger Erweiterung – ein Dokumentenmanagementsystem wurde in diesem Zusammenhang vorgeschlagen.
Eine direkte Außenwirkung würde in diesem Themenkomplex vor allem die Einführung von EC-Cash Geräten sowie von Signatur Tablets im Einwohnermeldeamt haben, glauben die Verantwortlichen. Durch diese Maßnahmen ließen sich nach Ansicht der Gutachter die derzeit noch sehr „papierlastigen“ Abläufe deutlich straffen.
Konkret wurde auch auf einen Überarbeitungsbedarf der Homepage hingewiesen. Diese sollte nach Ansicht der Gutachter als Aushängeschild der Gemeinde zeitgemäßer gestaltet und um zusätzliche, sogenannte E-Governmentfunktionen erweitert werden.
Etwas mehr Personal wird gebraucht
E-Government umfasst insbesondere die Funktionen Information, Kommunikation und Transaktion, so eine klassische Dreiteilung, die gleichzeitig die zunehmende Intensität der Nutzung wiedergibt. Für den Bürger sei es hilfreich, wenn der Zugang persönlich, per Telefon und per Internet möglich sei und er über alle drei Wege die Dienstleistungen in Anspruch nehmen könne.
Aufbauorganisatorische Maßnahmen wurden der Gemeinde in einer grundsätzlichen Neustrukturierung mit einem dreizügigen Verwaltungsaufbau empfohlen. Insgesamt benötige die Verwaltung zur Bewältigung der anfallenden Aufgaben rund eine Stelle zusätzlich, so die Gutachter.
Auch der Bauhof leiste grundsätzlich gute Arbeit, allerdings reiche hier ebenfalls die derzeitige personelle Ausstattung nicht aus, um sämtlichen gesetzlichen Pflichtaufgaben im erforderlichen Umfang gerecht zu werden. Insbesondere die Dokumentationspflichten im Verkehrssicherungsbereich könnten personelle Verstärkung gebrauchen. Hierzu empfehlen die Gutachter ebenfalls eine Personalaufstockung um eine Stelle.
Vorschläge sukzessive
abarbeiten
Die Vorschläge der Gutachter sollen laut Söchtenaus Bürgermeister Sebastian Forstner in den kommenden Wochen und Monaten sukzessive abgearbeitet werden. Dankbar zeigte er sich für die Geduld der Mitarbeiter, „die den zusätzlichen Aufwand, den ein solches Projekt mit sich bringt, in den vergangenen Wochen und Monaten bewältigt haben.“
Er glaube, so Forstner, dass die Verwaltung nun gemeinsam die bestmöglichen Voraussetzungen geschaffen habe, die Gemeinde zukunftssicher aufzustellen“. ni