Eggstätt – 44,4 Kilogramm CO2 spart die Gemeinde Eggstätt pro Jahr aufgrund der Digitalisierung allein bei den Gemeinderatssitzungen dank der Sitzungssoftware „Session“ ein. Aber auch die Bürger profitieren bei amtlichen Urkunden vom Bürgerserviceportal. „Wir sind schon recht weit mit unserem digitalen Rathaus“, sagt Bürgermeister Christian Glas (Freie Bürger) im Gespräch mit den OVB-Heimatzeitungen.
Projekt startete
vor drei Jahren
Vor drei Jahren hat die Verwaltung die ersten Schritte Richtung Digitalisierung unternommen, und ist nun – um im Läuferjargon zu bleiben – auf halber Strecke gut unterwegs. „Unsere Mitarbeiter sind gut ausgebildet und stehen voll dahinter,“ lobt Rathauschef Glas. Die Digitalisierung bringt einige Arbeitserleichterung mit sich.
Ein Beispiel ist das elektronische Rechnungseingangsbuch: Hier werden Rechnungen komplett digital erfasst und bearbeitet. Der Sachbearbeiter prüft den Vorgang, leitet ihn an den Bürgermeister als Anordnungsbefugten weiter und die Kasse zahlt aus, erläutert Julia Hausmann von der Verwaltung.
Auch wenn es so klingt, als hätte sich nichts am aufwendigen Verwaltungsvorgang geändert, die Prozesse beschleunigen sich. Pro Vorgang wird mindestens eine Seite Papier gespart und das Ganze lässt sich zudem leichter archivieren.
Die Digitalisierung wird auch im Gemeinderat gelebt. Hausmann zählt einige Beispiele auf. Allein die Sitzungsunterlagen – bislang 30 Sitzungen inklusive der Fachausschüsse – nicht mehr zu versenden, habe seit der Umstellung im vergangenen November 900 Blatt Frischfaserpapier und damit 4,8 Kilogramm CO2 und 234,4 Liter Wasser eingespart. Bei 14 Gemeinderatsmitgliedern und zwölf Sitzungen pro Jahr und durchschnittlich 50 Seiten Sitzungsvorlagen ergibt das summa summarum rund 8400 Blatt Papier oder umgerechnet eine Ersparnis von 44,4 Kilogramm CO2.
Ganz zu schweigen davon, dass das Wegfallen der Kopier- und Versendevorgänge auch die Verwaltungsarbeit erleichtert. Bei Schließsystem und elektronischer Zeiterfassung sei technisch ziemlich viel erneuert worden.
„Da haben wir richtig Gas gegeben in den letzten 1,5 Jahren,“ meint der Bürgermeister, betont aber, dass das alles auch Geld kostet.
Allein die Kosten für die Erstinstallation der Sitzungssoftware „Session“ belaufen sich auf rund 4500 Euro. Über das Ratsinformationssystem „SessionNet“ und per Mandatos-App haben die Gemeinderäte digitalen Zugriff auf die Sitzungsunterlagen. Noch gibt es keine genauen Zahlen, aber Bürgermeister Glas geht davon aus, dass das digitale Rathaus einen guten fünfstelligen Betrag kosten wird. Der Gemeinderat trage das mit, so Glas weiter, und erwähnt im gleichen Atemzug, dass das Bürgerserviceportal, das seit 2018 online ist, durch das Förderprogramm Digitales Rathaus mitfinanziert wird.
Bürger profitiert
von der Maßnahme
Das Bürgerserviceportal ist – wie es der Name verspricht – Service für den Bürger. Über dieses Portal beziehungsweise die Bayern-App können online Geburtsurkunde, Führungszeugnis oder Eheurkunden beantragt werden: „Man spart sich somit den Weg ins Rathaus.“ Die Niederschriften der öffentlichen Sitzungen sind online einzusehen. Im kommenden Jahr soll die Homepage neu gestaltet werden.
Auf lange Sicht soll es, so der Wunsch des Bürgermeisters, möglich sein, beispielsweise Bauanträge über eine Software an und vom Landratsamt zu versenden. Aber da sei die Anwendung noch nicht so weit.
„Wie das ausschaut, kann uns noch keiner sagen.“ Glas weist darauf hin, dass die Umstellung Zeit kostet, aber seiner Meinung nach werden auf lange Sicht alle von der Digitalisierung profitieren. Die knapp 3000 Einwohner starke Gemeinde ist auf gutem Weg zum digitalen Rathaus.