Bevor es ans Eingemachte, also an die Details geht, beginnt jede Planung mit der grundsätzlichen Organisation. Egal ob es sich um einen Workshop, ein Seminar oder ein Meeting mit mehreren Teilnehmern handelt, es beginnt alles mit der strukturierten Herangehensweise an die vier Phasen, die den klassischen Aufbau kennzeichnen. Jede Phase für sich leistet einen Beitrag zum Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung. Daher sollte auch jede Phase berücksichtigt werden.
1. Ankunft
Oft wird die Ankunft vergessen. Dabei ist bereits das ein wichtiger Teil, der den Verlauf des restlichen Tages beeinflussen kann. Was machen die Teilnehmer in der Zeit zwischen der Ankunft und dem offiziellen Beginn? Es hilft ungemein, wenn man sich leicht zurechtfindet. Das bedeutet: Der Raum und falls notwendig auch die Plätze sollten gekennzeichnet sein. Alle Unterlagen, die man den Teilnehmern zur Verfügung stellen möchte, müssen bereits ausliegen. Manche haben vielleicht bereits eine längere Anreise hinter sich. Es muss also auch ausreichende Verpflegung zur Verfügung stehen. Das heißt nicht, dass ein Buffet aufgefahren werden muss, aber zumindest Kaffee, Wasser und ein bisschen Obst oder ein paar Snacks sollten bereit stehen.
Was ist wann? Wer mehrere Programmpunkte hat oder mehrere Veranstaltungen in verschiedenen Räumen, die zeitgleich stattfinden, sollte einen Zeitplan aushängen. Hier geht es nicht darun, dass das Programm im Detail aufgeschlüsselt wird, sondern mehr um die Anfangs- und Pausenzeiten, damit die Teilnehmer sich darauf einstellen können.
2. Eröffnung
Die Eröffnung des Workshops ist ein wichtiger Moment eines jeden Vortragenden. Wenn es hier gelingt, die Teilnehmer zu erreichen, dann ist die Chance hoch, dass auch die weiteren Punkte im Tagesablauf erfolgreich verlaufen. Ein gelangweiltes Publikum wieder zu motivieren fällt deutlich schwerer, als die Zuhörer von Beginn an abzuholen und durch den Tag zu führen. Warum ist man hier? Auch wenn es alle wissen, hilft es, wenn das Thema und das Ziel am Anfang noch einmal hervorgehoben wird. Dann haben alle den gleichen Wissensstand und können effektiver an die weiteren Aufgaben herangehen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man das Ziel aufzeigen möchte. Manchen hilft es, wenn sie ein Ziel grafisch auf einem Plakat oder einem Flipchart festhalten. Der Vorteil ist, dass man dann das Ziel immer wieder vor Augen hat. Alternativ ist aber auch ein Impulsvortrag möglich. Kurz und prägnant wird das Ziel klar umrissen. Aber auch ein Film oder eine Powerpoint-Präsentation wäre denkbar.
3. Arbeitsphase
Jetzt dürfen sich alle beteiligen. In der Arbeitsphase müssen sich alle mit dem Thema auseinandersetzen und ihr Wissen einbringen, damit am Ende gute Ergebnisse produziert werden. Der Dozent muss die Teilnehmer begleiten und moderieren. Bei kleinen Gruppen bietet sich eine Gruppenarbeit an. Aber auch eine große Gruppe kann in mehrere Gruppen unterteilt werden und dann im Plenum die Ergebnisse vortragen. Ob durch MindMapping, die Open-Space- Methode oder durch eine Diskussion die Gruppenarbeit erfolgt, hängt von der Thematik und der Gruppengröße ab.
4. Abschlussfeedback
Man hat während einem Seminar viele Informationen aufgenommen und sich meist auch intensiv mit den Teilnehmern ausgetauscht, deshalb ist es wichtig, zum Schluss ein Abschlussfeedback einzuholen beziehungsweise die Ergebnisse des Tages zusammenzufassen und zu dokumentieren. Wenn diese Phase ignoriert wird, dann wird alles, was erarbeitet wurde, in kürzester Zeit wieder vergessen.
Es geht nicht darum, dass man eine Rückmeldung haben möchte, wie es den Teilnehmern gefallen hat, sondern den Teilnehmern soll etwas an die Hand gegeben werden, damit sie die Ergebnisse im Alltag umsetzen können. Daher ist es sinnvoll, das Fazit schriftlich festzuhalten und an die Teilnehmer zu verteilen.