Wer für Ordnung unter seinen Dokumenten, Rechnungen und Kontoauszügen sorgt, gewinnt Zeit und Komfort bei der Arbeit. Hier ein Paar Tipps, wie man das Papierchaos überwindet:
Bei dem einen landen sie in einer Schublade, bei dem anderen türmen sie sich in Regalen, auf Ablagen oder sogar auf Treppenstufen. Rechnungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen. Eine solche „Ablage“ erscheint zunächst bequem, um den Papierkram schnell aus den Augen zu bekommen.
Aus den Augen – aus dem Sinn
Wird jedoch ein bestimmtes Dokument gesucht oder steht die jährliche Steuererklärung an, wird es stressig – denn in einem solchen Durcheinander gestaltet sich die Suche aufwendig. „Unordnung führt zu Frustration, Wut und manchmal sogar zu körperlichen Beschwerden wie Kopf- und Magenschmerzen“, attestiert Thomas Borchert von der Akademie für Ordnung. Es gibt also viele gute Gründe, um aufzuräumen. Im ersten Schritt gilt es, alle Papiere rigoros auszusortieren, die nicht mehr benötigt werden. Auch Gebrauchsanweisungen für Geräte, die längst auf dem Sperrmüll gelandet sind, gehören dazu. Kontoauszüge machen häufig einen nicht unerheblichen Anteil des Stapels aus.
Diese sollten allerdings nicht vorschnell geschreddert werden: „Im Streitfall können Kontoauszüge belegen, dass eine Rechnung beglichen wurde“, sagt Alexandra Adelmann von der Postbank, und erklärt weiter: „Für Rechnungen gilt eine dreijährige Verjährungsfrist, die ab Ende des Jahres beginnt, in dem gekauft wurde. Bankbelege mit der entsprechenden Buchung sollten deshalb erst nach Ende dieser Frist entsorgt werden.“
Nachdem der Papierstapel deutlich geschrumpft ist, empfiehlt es sich, die Unterlagen zunächst in drei Stapel zu sortieren: Papiere, die abgelegt werden müssen, Unterlagen, die mit Aufgaben verbunden sind – zum Beispiel offene Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen –, und Ausgeliehenes, das an seinen Besitzer zurückgegeben werden muss. Sind die Aufgaben abgearbeitet und zum Beispiel Rechnungen bezahlt und Bücher auf dem Weg zu ihrem Besitzer, werden für die verbliebenen Papiere sinnvolle Kategorien und Unterkategorien entwickelt und entsprechende Ordner dafür angelegt.
Sinnvolle Kategorien anlegen
DIN-A4-Stehordner sind für Ordnungsexperten die erste Wahl, da Hängeordner dazu verführen, gedankenlos zu sammeln. Sortiert wird nach Datum, das aktuelle Dokument ganz oben.
Wichtige Unterlagen separat aufbewahren
Die wichtigsten Unterlagen, wie Geburtsurkunden, die Sozialversicherungsnummer, Steuerbescheide und Belege für teure Anschaffungen, sollte man in einem separaten Ordner zusammenfassen. Dann sind sie schnell auffindbar und griffbereit.
Noch ein Tipp für die Zukunft: Post sollte man möglichst sofort öffnen, bearbeiten und abheften – oder nicht Benötigtes konsequent wegwerfen.