Kontakte knüpfen und pflegen, Wissen vertiefen und erweitern, Ideen austauschen und anpassen: Seminare und Tagungen sind ein wichtiger Bestandteil der modernen Geschäftswelt. Aus einer erfolgreichen Tagung gehen Firmenchefs wie Mitarbeiter gestärkt hervor. Doch was die wenigsten wissen: Hinter einem solchen Event steckt jede Menge Arbeit. Die passende Location finden, eine zuverlässige Cateringfirma oder externe Dienstleister anstellen: Bei der Planung eines Seminars oder einer Tagung gilt es viele Dinge zu beachten.
Am Beginn aller Planungen steht die Frage, wer diese Aufgabe übernehmen soll: ein Mitarbeiter, ein internes Komitee oder ein externer Tagungsplaner. Je nach Größe der Tagung empfiehlt es sich, mehrere Organisatoren und professionelle Unterstützung zu engagieren. Anschließend muss der Eventplaner die Entscheidung treffen, wann die Tagung stattfinden soll. Da die Planung und Organisation meist mehrere Monate in Anspruch nimmt, sollte der Tagungstermin mindestens ein halbes Jahr im Voraus festgelegt werden. Feiertage eignen sich weniger als Veranstaltungszeitpunkt, da hier viele potenzielle Gäste meist schon private Unternehmungen oder Reisen eingeplant haben. Auch der Ferienzeitraum sollte vermieden werden. Im Anschluss macht sich der Eventplaner darüber Gedanken, welchen Inhalt die Tagung haben soll, wer daran teilnehmen soll und wer eingeladen wird. Sofern sich eine gewisse Struktur ergeben hat, sollten relativ zeitnah die Einladungen rausgeschickt werden, damit die Teilnehmer und Gäste den Tagungstermin nicht anderweitig verplanen.
Passende
Location finden
Um die perfekte Location für eine Tagung sollten sich Eventplaner bereits einige Monate im Voraus kümmern, da diese schnell ausgebucht sind. Welche Location am besten passt, ist von mehreren Faktoren abhängig. Zunächst liegt ein Fokus darauf, welches Budget zur Verfügung steht. Anschließend kann in einer festgelegten Preisklasse nach konkreten Angeboten geschaut werden. Die Location sollte die Kapazitäten haben, die für die geplante Teilnehmer- und Gästeanzahl notwendig ist. Auch eine umfangreiche technische Ausstattung muss vorhanden sein. Dazu zählen etwa moderne Licht- und Tontechnik, WLAN, Beamer, Rednerpult, Leinwände, Flipcharts und Verdunklungsmöglichkeiten. Ein weiterer Entscheidungsfaktor bei der Locationwahl ist die Lage. Sofern Gäste und Teilnehmer extra anreisen müssen, sind Übernachtungsmöglichkeiten zu organisieren. Hier bietet sich ein großes Tagungshotel an, welches sowohl als Tagungslocation, als auch zur Übernachtung genutzt werden kann. Die Tagungslocation sollte außerdem über eine gute Verkehrsanbindung und ausreichende Parkmöglichkeiten verfügen.
Hilfe bei der Suche können Plattformen wie eventinc.de bieten. Sie geben einen Überblick über Hotels und Locations und erleichtern die Buchung.
Da sich die Gäste mit knurrendem Magen nicht konzentrieren und effektiv arbeiten können, gehört auch das Speise- und Getränkeangebot zu den wichtigen Organisationspunkten. Je nach Länge der Tagung sind mehrere Essenszeiten einzuplanen.
Catering als
wichtiger Bestandteil
Startet die Tagung am frühen Morgen, so sollte frühzeitig eine Kaffeepause stattfinden. Zur Mittagszeit sollte ein gemeinsames Essen stattfinden und am Nachmittag empfiehlt sich eine erneute Kaffeepause mit kleinen Snacks. Mineralwasser sollte Ihren Gästen und den Referenten ganztägig kostenlos zur Verfügung stehen. Für Pausen eignet sich Fingerfood als Speiseangebot. Beim Mittagessen haben die Eventplaner die Wahl, ob es ein gesetztes Essen oder ein Buffet sein soll. Am Buffet ist die Auswahl der Speisen größer, allerdings herrscht hier größere Unruhe und teilweise lange Schlangen sind zu erwarten. Planer müssen sich außerdem überlegen, ob sie neben Kaffee und Wasser den Gästen und Teilnehmern weitere Getränke kostenlos anbieten. Empfohlen wird ein kostenloser Welcome-Drink beim Empfang der Gäste. eventinc.de