Sie sind die Hüter aller Finanzangelegenheiten in der OVB-Familie: Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Buchhaltung haben die Fäden in der Hand, wenn es um Löhne, Rechnungen und Co. im Unternehmen geht.
Die Abteilung Buchhaltung wird seit 2010 von Thomas Ostermayer geleitet. Drei Männer und sieben Frauen gehören zur Abteilung, vier von ihnen arbeiten Vollzeit, die anderen sind in Teilzeit beschäftigt. Alle haben eine kaufmännische Ausbildung, wie zum Beispiel als Steuerfachangestellte, oder verfügen über Vorkenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie im Rechnungswesen.
„Unsere Abteilung erledigt die Buchhaltung und Lohnabrechnung für das OVB und 15 weitere Gesellschaften“, erklärt Thomas Ostermayer den Umfang der Aufgaben.
Die Mitarbeiter bearbeiten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive der Korrespondenz mit Krankenkassen, Finanzämtern und sonstigen öffentlichen Stellen.
Sie sind außerdem Ansprechpartner für alle Firmenmitarbeiter in Lohn- und Gehaltsangelegenheiten. „Deshalb müssen wir immer ein offenes Ohr für unsere Kollegen haben“, so Ostermayer.
Die Mitarbeiter der Buchhaltung verbuchen außerdem die Rechnungsein- und -ausgänge, erledigen die Zahlungsabwicklung, kümmern sich um die Umsatzsteuervoranmeldungen an den einzelnen Stichtagen, erledigen die Mahn- und Beitreibungsabwicklung bei rückständigen Zahlungen und nehmen vorbereitende Tätigkeiten zur Erstellung der jeweiligen Jahresabschlüsse für die einzelnen Firmen vor.
Die Mitarbeiter in der Personalabrechnung zum Beispiel bereiten Gehaltsabrechnungen vor, indem sie die Zeitkonten der Angestellten in die Systeme übertragen.
Die Arbeit in der Buchhaltung läuft heute in erster Linie digital. Das war nicht immer so. „Bis zum Ende der 2010er-Jahre war es in der Buchhaltung und der Personalabrechnung gängige Praxis, dass die Belege und der Schriftverkehr mit Krankenkassen und Finanzämtern per Post zur Verfügung gestellt wurden“, so Ostermayer.
Seit der Corona-Pandemie habe sich dieses Bild vollkommen gedreht, der überwiegende Teil der Belege werde nun digital zur Verfügung gestellt und auch die Kommunikation erfolge mit den Behörden fast ausschließlich per E-Mail oder durch Datenaustausch. Das bringt für die Mitarbeiter die Herausforderung mit sich, technologisch immer „up to date“ zu bleiben. Und nicht nur die Digitalisierung erfordert stetige Weiterbildung. Auch die häufigen Veränderungen in den Bereichen Lohn- und Umsatzsteuer sowie Sozialversicherungen sind Herausforderungen.
Konzentriertes und gewissenhaftes Arbeiten ist in der Buchhaltung Pflicht. Um den Kollegen die für ihre Arbeit nötige Konzentration zu ermöglichen und die anderen nicht zu stören, telefonieren die Angestellten mit Headsets. An der Tagesordnung ist auch die Arbeit im Mobile Office.
„In unserer Abteilung herrscht eine respektvolle und vertrauenswürdige Atmosphäre, es wird in der Regel ruhig und konzentriert gearbeitet“, betont Ostermayer. „Aber auch Spaß und gute Laune kommen bei uns nicht zu kurz.“