Seit Anfang des Jahres ist die E-Rechnung EU-weit eingeführt worden. Ziel ist es, die Rechnungsstellung zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. Doch was bedeutet das für Vermieter? Für Mietverträge mit Verbrauchern bleibt alles beim Alten. Rechnungen dürfen weiterhin in Papierform oder als PDF per E-Mail versandt werden. Allerdings ist eine echte E-Rechnung mehr als nur eine digitale Datei. PDF-, JPEG- oder DOCX-Dokumente erfüllen die neuen Anforderungen nicht. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei, die spezielle Vorgaben erfüllen muss. Trotzdem sind alle Vermieter seit Anfang 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und lesen zu können – unabhängig davon, ob sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht.
Nur bei gewerblicher Vermietung
Anders sieht es aus, wenn der Mieter die Immobilie gewerblich nutzt. Ob Büro, Lagerhalle oder Montagewohnung – in diesen Fällen ist die elektronische Rechnung Pflicht. Das betrifft nicht nur neue Mietverträge, sondern auch Änderungen an bestehenden Vereinbarungen. Wird beispielsweise eine Mieterhöhung vereinbart, muss für den ersten Monat eine E-Rechnung ausgestellt werden. Auch die Nebenkostenabrechnungen müssen elektronisch erstellt und verarbeitet werden. Für Unternehmen der Immobilienbranche, wie Makler oder Hausverwaltungen von Wohnungseigentümergemeinschaften, gilt die Pflicht unabhängig von der Art der Mietnutzung. Diese Unternehmen müssen Rechnungen in einem einheitlichen elektronischen Format empfangen, verarbeiten und für mindestens acht Jahre revisionssicher speichern. Ausdrucke zur Archivierung sind nicht mehr zulässig.
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfolgt schrittweise. Erst ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden. Vermieter sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen, um spätere Probleme zu vermeiden. Eid