Wer morgens sein E-Mail-Postfach öffnet, sieht sich oft mit einer Flut aus dringenden Nachrichten, CC-Mails und Werbung konfrontiert. Laut Clemens Bossack vom Deutschen Institut für Betriebliches Gesundheitsmanagement hilft dagegen vor allem eines: ein klares System. Der Coach empfiehlt zunächst die sogenannte 4-ATaktik. Nutzer sollen den Stress annehmen, ruhig bleiben, die Lage analysieren und anschließend aktiv werden. Bedeutet konkret: Wichtiges beantworten, Unwichtiges löschen.
Übersicht behalten
Hilfreich sei außerdem eine Einteilung der Nachrichten in vier Kategorien. A steht für wichtig und dringend, B für wichtig, aber nicht eilig. Kategorie C umfasst dringende, aber weniger wichtige Mails, die sich oft delegieren lassen. Alles Unwichtige wie Werbung oder Spam landet in D. Anschließend sollten die Mails in passende Ordner verschoben oder archiviert werden, damit das Postfach übersichtlich bleibt.
Für kleine Aufgaben rät Bossack zur Zwei-Minuten-Regel: Was schnell erledigt werden kann, sollte sofort bearbeitet werden. Zudem empfiehlt er feste Zeiten für die Mailbearbeitung statt dauernder Kontrolle des Postfachs. Besonders effektiv sei konzentriertes Arbeiten in Intervallen von 25 Minuten mit kurzen Pausen dazwischen. Wichtig sei vor allem Gelassenheit: Ein volles Postfach sei kein persönliches Versagen, sondern vor allem eine Frage guter Organisation. tmn