Kolbermoor – Geht es um die Digitalisierung, so Messe-Hausherr Andreas Bensegger, sei man im Arbeitsalltag wieder auf dem Boden der Tatsachen angekommen und habe inzwischen erkannt, dass es besser sei, wenn sich die Digitalisierung an die Mitarbeiter anpasse, als umgekehrt. Der Chef des gleichnamigen Rosenheimer Spezialisten für Büroeinrichtung ist überzeugt, der Mensch sei der wichtigste Faktor bei Digitalisierungsprozessen und hält es für sinnvoll, besser einzelne Arbeitsbereiche zu digitalisieren, statt alles auf den Prüfstand zu stellen und dabei vielleicht nicht digital-affine Mitarbeiter zu überfordern: „Dann hätte man keinen wirklich verbesserten Arbeitsablauf, aber zunehmend frustrierte Mitarbeiter.“
Eine Lösung, wie die Digitalisierung in ausgewählten Arbeitsbereichen möglichst anwenderfreundlich ablaufen kann, wurde auf der Hausmesse vorgestellt. Der intelligente Scanner spielt dabei die Hauptrolle: In einer Arztpraxis reicht damit ein Befehl der Sprechstundenhilfe, und der Facharztbericht an den Patienten wird digitalisiert und automatisch im richtigen Online-Ordner abgelegt.
Auch für die weitere Verarbeitung der gescannten Daten gab es auf der Messe Anbieter, die maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, wie zum Beispiel die topfact AG aus Bad Endorf: Soll etwa eine Rechnung vor der Überweisung einer bestimmten Person vorgelegt werden, kann dafür ein System sorgen. Es kann freigegebene Dokumente mit einem digitalen Stempel kennzeichnen, oder zur Kontrolle Lieferscheine anzeigen samt zugehörigem Schriftverkehr.
Apropos Rechnung: Steuersoftware kann inzwischen den einzelnen Betrieb und das Steuerberaterbüro so verknüpfen, dass für beide die komplette Buchhaltung von einzelnen Belegen bis zu den betriebswirtschaftlichen Auswertungen jederzeit einsehbar ist. Ergänzt werden könnte dies noch durch Kassensysteme, die nicht nur automatisch und ohne PC Kassenjournale erstellen, sondern sie auch direkt ans Rechenzentrum des Steuersoftwareanbieters übermitteln.
Per Hand zur
besten Arbeitshöhe
Ein Nachteil der ganzen Digitalisierung: Je besser sie umgesetzt ist, desto länger sitzen alle Mitarbeiter am Schreibtisch, denn alles „Fußläufige“, wie etwa der Gang in die Registratur, um sich zur Kontrolle noch einmal eine Akte anzuschauen, entfällt. Umso wichtiger wird die Ergonomie am Arbeitsplatz und auch hier bot die Messe zahlreiche Anregungen. Die Stuttgarter Leitz GmbH stellte auf der Messe im Kesselhaus die Möglichkeit vor, anhand der Größe der Handfläche die Körpergröße zu ermitteln und damit Arbeitsmittel wie den Schreibtisch in der Höhe individuell anzupassen: Dabei legt man die eigenen Hände auf ein Schemablatt, das Handumrisse verschiedener Größen und Farben zeigt und damit einen Anhaltspunkt, welche Höhenstufe der Schreibtischaufsatz oder die Fußstütze für einen selbst passend ist. Geeignet ist die Lösung etwa für Arbeitsplätze, die von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden.
Ein richtiger Publikumsmagnet waren auf der Messe Bildschirmtafeln verschiedenster Größen, die wie ein Smartphone oder Tablet Gestensteuerung und auch das Schreiben direkt auf dem Bildschirm erlauben. Damit können Präsentationen, die bislang meist über Beamer laufen, unmittelbarer für Teilnehmer von Konferenzen oder Besprechungen werden. Die Bildschirme lassen sich auch, auf ein fahrbares Gestell montiert, als digitales Flipchart nutzen. Vorbei also die Zeiten, in denen Präsentationen abfotografiert werden mussten, oder in denen auf Flipcharts wild herumkorrigiert wurde: Mit einem Wisch ist nun alles schnell weg und ausgebessert.
Weitere Innovationen im Kesselhaus waren extrem robuste Etiketten, deren Klebstoff Temperaturen bis minus vierzig Grad aushalten und sich flexibel auch um Kanten kleben lassen. Und „Papiere“ aus Kunststoffmaterial, die von jedem Laserdrucker bedruckbar und so haltbar sind, dass sie etwa Laminieren überflüssig machen. Wenn die Messe einen ihrer Schwerpunkte auch auf dem Thema Digitalisierung hatte, so wurde – für viele Messebesucher sicher beruhigend – klar: Papier hat noch lange nicht ausgedient.