Das letzte Quartal des Jahres 2019 steht an, der Jahresurlaub ist ganz oder weitgehend aufgebraucht. Und plötzlich werden ein paar Tage (oder gar Wochen) benötigt, um wichtige Dinge zu erledigen, die nicht dienstlich sind. Etwa, um die erkrankte Erbtante in den USA zu besuchen. Oder um sich intensiv um den letzten Schliff am reparaturbedürftigen eigenen Häuschen zu kümmern, ehe der Winter kommt.
Sozialversicherung
Ist der Arbeitgeber mit einer Freistellung einverstanden, bleibt die Frage zu klären, wie der Sozialversicherungsschutz während dieser Zeit des unbezahlten Urlaubs geregelt ist.
Klar ist: Beim üblichen bezahlten Urlaub bleibt die Pflichtversicherung generell bestehen. Aber auch bei einer anderen bezahlten Freistellung von der Arbeit – unter Umständen mehrere Monate lang im Rahmen eines Sonderurlaubs für eine Fortbildungsmaßnahme – bleibt der Sozialversicherungsschutz erhalten, wenn das weitergezahlte Arbeitsentgelt mehr als 450 Euro im Monat beträgt.
Anders ist es im Falle einer unbezahlten Beurlaubung. Hier besteht Sozialversicherungspflicht nur weiter, wenn der Urlaub nicht länger als einen Monat dauert. Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Sonderurlaub von vornherein auf diesen Zeitraum begrenzt wurde: Sobald der zweite Monat unbezahlten Urlaubs beginnt, endet die Sozialversicherungspflicht. Für die anschließende Zeit kann der Urlauber sich auf eigene Kosten (ohne den üblichen Anteil des Arbeitgebers) freiwillig versichern. Zweckmäßig geschieht das in der Krankenversicherung – mit Einschluss der Pflegeversicherung.
Das bedeutet gleichzeitig: Für den ersten Monat eines unbezahlten Fernbleibens von der Arbeit werden Beiträge nicht berechnet. Sozialversicherungsbeiträge werden lediglich nach dem tatsächlichen Arbeitsentgelt in dem betreffenden Abrechnungszeitraum erhoben.
Beispiel: Ein halber Monat Arbeit, die restlichen Tage sind mit unbezahltem Urlaub gefüllt. Verdienst statt 2400 Euro nur 1200 Euro. Die Beiträge werden von 1200 Euro berechnet – der Sozialversicherungsschutz besteht dennoch während des ganzen Monats. Im folgenden Monat wird entsprechend verfahren.
Rente
In der gesetzlichen Rentenversicherung sind – auch bezüglich des ersten Monats – geringe Nachteile nicht ganz auszuschließen; es sei denn, das Entgelt für die restliche Arbeitszeit des Monats übersteigt die Beitragsbemessungsgrenze von monatlich 6700 Euro (im Osten: 6150 Euro). Ansonsten fehlt in der späteren Rente der Verdienstanteil, der ohne unbezahlten Urlaub erzielt worden wäre. Dabei handelt es sich aber regelmäßig nur um sehr geringe Beträge.
Arbeitslosigkeit
Der Schutz der Arbeitslosenversicherung ist von einem unbezahlten Urlaub im Regelfall ähnlich gering beeinflusst, weil es für das Arbeitslosengeld auf die Beitragszahlung im letzten Jahr ankommt.
Anspruch auf mehr
Im Bundesurlaubsgesetz wird unbezahlter Urlaub nicht erwähnt. Allerdings steht dort, dass es sich bei den gemachten Angaben um das Mindestmaß handelt. Dies bedeutet, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf mehr Urlaubstage einigen können. Es gibt jedoch Fälle, in denen der Arbeitgeber eine unbezahlte Freistellung nicht verweigern darf. Das gilt, wenn der/die Arbeitnehmer/in
. ein krankes Kind unter zwölf Jahren hat, um das er/sie sich kümmern muss
. Angehörige pflegt
. unverschuldet in eine Zwangslage geraten ist (zum Beispiel durch einen Hausbrand)
. Untersuchungen im Rahmen der Schwangerschassenft durchführen lassen muss.
Bei diesen Ausnahmen gibt es gesetzliche Regelungen für die Dauer – anders als bei einer Freistellung aus gutem Willen des Chefs. Bei der plötzlichen Pflege von Angehörigen haben Arbeitnehmer beispielsweise einen Anspruch auf bis zu zehn Tage Freistellung.
Sollte sich herausstellen, dass die Pflege länger dauern wird, verlängert sich dieser Anspruch auf bis zu sechs Monate. Ist das Kind krank, ist die Anzahl der freien Tage auf bis zu zehn Tage pro Jahr pro Kind gedeckelt. Gibt es mehrere Kinder, so kann es bis zu 25 Tage geben. Für Alleinerziehende gilt die doppelte Zeit. Bei einer unheilbaren Erkrankung des Kindes gibt es keine zeitliche Begrenzung des Anspruchs. Auch wichtig: Durch unbezahlten Urlaub kann der Anspruch auf Erholungsurlaub verwirkt sein – oder verringert werden. Ist zum Beispiel jemand ein ganzes Kalenderjahr unbezahlt nicht im Betrieb, so hat er keinen Anspruch mehr auf Erholungsurlaub für das betreffende Jahr. Das kann auch auf „wochen- oder monategenau“ gekürzt werden.
Antrag einreichen
Der Antrag auf unbezahlten Urlaub sollte den Namen und die Anschrift sowie die Personalnummer haben. Auch sollte der Zeitraum der Freistellung und der Grund dafür angegeben werden. Zuletzt sollte – neben der Unterschrift – eine Frist gewünscht werden, zu der sich das Unternehmen zurückgemeldet haben möge. Dieser Antrag wird bestenfalls persönlich beim Vorgesetzten oder in der Personalabteilung abgegeben. Lässt der Chef die Frist verstreichen, ohne zu antworten, sollte eine Nachfrist gesetzt oder der Betriebsrat zur Unterstützung eingeschaltet werden.