Betriebskostenabrechnungen bei Mietverhältnissen sind der „Beratungsschlager“, sagt Jutta Hartmann, Sprecherin des Deutschen Mieterbundes. Die Abrechnung ist fehleranfällig. Oftmals werden Reparatur- oder Instandhaltungskosten abgerechnet, die aber nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Als Faustregel gilt: „Nur laufende, wiederkehrende Kosten dürfen umgelegt werden“, sagt Hartmann. Und das sind genau 17 Posten, die in der Betriebskostenverordnung verankert sind. Welche der Vermieter davon abrechnet, ist im Mietvertrag vereinbart.
Was umlegbar ist
Die 17 Positionen, die Vermieter auf ihre Mieter umlegen dürfen, sind in der Betriebskostenverordnung unter dem Titel „Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung) Paragraf 2 Aufstellung der Betriebskosten“ aufgeführt. Hier die wichtigsten:
. Grundsteuer
. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
. Wasserversorgung (u. a. Wassergebühren, Kosten für Wasseruhr und Wartung von Wassermengenreglern). Berechnung erfolgt pro Kopf oder nach Wohnfläche. In Neubauten sind jeweils eigene Wasserzähler pro Wohnung vorgeschrieben, dies ermöglicht eine Abrechnung nach Verbrauch
. Betrieb aller Arten von Heizungsanlagen inklusive Kosten u. a. der Überwachung und Pflege der Anlage
. Betrieb eines Aufzugs
. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
. Gartenpflege
. Beleuchtung (z. B. Außenbeleuchtung, Licht auf Treppen, Fluren, Kellern, Waschküchen)
. Schornsteinreinigung
. Sach- und Haftpflichtversicherung (z. B. Wohngebäudeversicherung, Haftpflicht auch für Öltank und Aufzug)
. Hauswart oder Hausmeister
Wie man prüft
Mieter nehmen sich am besten die Rechnung vom vorangegangenen Jahr zur Hand und gehen Posten für Posten durch. Vieles dürfte teurer geworden sein. Sollten jedoch große Preissprünge in der Abrechnung enthalten sein, lohnt sich ein genauerer Blick. Mieter haben das Recht, die Rechnungsbelege beim Vermieter einzusehen.
Häufige Fehler
Einige Kosten dürfen Vermieter nicht auf die Mieter umlegen. Dazu gehören etwa Reparaturarbeiten oder andere Arbeiten, die einmalig anfallen. So darf zum Beispiel die Pflege eines Gartens abgerechnet werden, nicht aber die Neuanlage des Gartens. Auch die Anschaffung oder die Mietkosten von Rauchmeldern können nicht berechnet werden, genauso wenig wie Bank- und Kontoführungsgebühren oder Beiträge für eine Rechtsschutzversicherung.
Bei diesen Posten passieren besonders viele Fehler:
. Hauswart: Vermieter dürfen Kosten für einen Hausmeister auf ihre Mieter umlegen. Doch nicht alle Tätigkeiten eines Hausmeisters können den Mietern in Rechnung gestellt werden. Hier lohnt sich ganz besonders ein Vergleich mit der Position des Jahres zuvor. Sind die Kosten erheblich höher, kann das ein Hinweis darauf sein, dass einmalige Kosten abgerechnet wurden, die sonst nicht üblich und auch nicht erlaubt sind. Führt der Hausmeister etwa Reparaturarbeiten aus, dann gehören diese Kosten nicht in die Nebenkostenabrechnung. Auch Werkzeuge, die dafür nötig sind, dürfen dem Mieter nicht anteilig in Rechnung gestellt werden.
. „Sonstige“: Punkt 17 in der Betriebskostenverordnung lässt dem Vermieter Spielraum und ist damit auch fehleranfällig. Der Punkt heißt „Sonstige“, und hier kann der Vermieter Betriebskosten umlegen, die in den Punkten eins bis 16 der Verordnung nicht erfasst sind. Welche Kosten unter „Sonstige“ fallen, muss der Vermieter allerdings im Mietvertrag konkret benennen. Welche Posten hier abgerechnet werden können, ist aus zahlreichen Gerichtsurteilen hervorgegangen. So gehört zum Beispiel eine regelmäßige Dachrinnenreinigung dazu wie auch die Wartung und Befüllung von Feuerlöschern, aber auch die regelmäßige Prüfung von Blitzschutzanlagen. Hier gilt genauso wie bei anderen Betriebskosten auch: Sie müssen regelmäßig anfallen.
. Doppelte Berechnung:
Manchmal werden Posten doppelt berechnet. Wenn der Hausmeister beispielsweise auch die Gartenpflege übernimmt, dann ist dieser Posten unter dem Punkt „Hauswart“ bereits abgerechnet und darf nicht noch einmal unter dem Posten „Gartenpflege“ in Rechnung gestellt werden. Das geschieht auch öfter mit Beleuchtungskosten, die für ausgewiesene Räume berechnet werden, aber bereits im Posten für Allgemeinstrom enthalten sind.
Energiekosten
In der Nebenkostenabrechnung werden sich erstmals auch Nachzahlungen für Energiekosten niederschlagen. Denn die vereinbarten Abschläge haben sicherlich nicht ausgereicht, um die gestiegenen Kosten im Jahr 2022 zu decken. Gleichzeitig ist damit zu rechnen, dass die Abschläge für Gas erhöht werden. Auf diese Punkte muss man heuer achten:
. Mehrwertsteuer: Zu beachten ist bei der Betriebskostenabrechnung für 2022, dass die Mehrwertsteuer für Gas im Zeitraum zwischen Oktober 2022 und März 2024 von 19 auf sieben Prozent für Gas (und Fernwärme) gesenkt wurde. Diesen reduzierten Mehrwertsteuersatz muss der Vermieter auch an seine Mieter weitergeben.
. Dezember-Abschlag: Auch den sogenannten Dezember-Abschlag sollten Mieter im Blick haben. Für den Monat Dezember 2022 hat der Gesetzgeber einen Erlass der Abschlagszahlungen beschlossen. Das heißt, Energiebezieher müssen für diesen Monat keinen Abschlag bezahlen – der Vermieter muss diese Einsparung an seine Mieter weitergeben.
. Abschläge: Vermieter dürfen aufgrund gestiegener Gaspreise höhere Abschläge von ihren Mietern verlangen. Dazu müssen sie aber die Heizkostenabrechnung vorlegen. Sie können auch für das laufende Jahr 2023 Zwischenrechnungen vorlegen und die Abschläge anpassen.
. Gaspreisbremse: Ab März 2023 gilt die Gaspreisbremse, rückwirkend ab Januar. Das bedeutet eine finanzielle Entlastung auch für Mieter. Mit der Gaspreisbremse gilt für 80 Prozent des Vorjahresverbrauchs von Gas ein Kostendeckel von zwölf Cent pro Kilowattstunde beziehungsweise 9,5 Cent bei Fernwärme. Erst für den Verbrauch, der darüber liegt, fallen die aktuellen Marktpreise an. Für manche Mieter kann das bedeuten, dass sich ihre Abschläge, die jetzt mit Vorlage der Betriebskostenabrechnung vielleicht ganz erheblich erhöht wurden, wieder reduzieren werden können. Denn der Vermieter muss die Entlastung natürlich an den Mieter weitergeben.
Fristen für Vermieter
Mit der Nebenkostenabrechnung haben Vermieter ein Jahr lang Zeit, maximal bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Die Abrechnung für das Jahr 2022 muss dem Mieter also bis zum 31. Dezember 2023 vorliegen. Diese Frist sollten Vermieter nicht versäumen, denn wenn sie abgelaufen ist, erlischt der Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen. Wohl aber hat der Mieter einen Anspruch auf ein Guthaben, wenn die Nebenkostenabrechnung ein solches ergibt.
Wenn ein Mieter auszieht, werden üblicherweise die Nebenkosten abgerechnet. Ist allerdings davon auszugehen, dass noch Nachzahlungen zu leisten sind – etwa aufgrund gestiegener Energiekosten oder weil das in der Vergangenheit auch so der Fall war –, dann darf der Vermieter einen Teil der Mietkaution einbehalten.
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